?

Log in

No account? Create an account
планфикс planfix

planfix


Официальный блог сервиса ПланФикс (planfix.ru)

ПланФикс позволяет управлять коллективной работой в бизнесе, организации, сообществе


Previous Entry Поделиться Next Entry
Новости ПланФикса: сентябрьский релиз и связь между аккаунтами
планфикс planfix
planfix
Сегодня мы обновили все аккаунты ПланФикса до последнего релиза 11.35.3. О внешних изменениях я писал на прошлой неделе - теперь участники задачи выбираются более удобным способом. Кое-какие дополнительные новости релиза я собираюсь осветить чуть позже, а сегодня расскажу о главном - про связи между разными аккаунтами ПланФикса.

Возможно вам это покажется странным, но мы считаем этот функционал одним из стратегически важных для ПланФикса. Его теоретическое обоснование я давал на неконференции *aaS предпринимателей весной этого года, так что останавливаться лишний раз не буду, подробности можно посмотреть в видео-версии доклада. В этой заметке я расскажу о практическом применении связи между аккаунтами - наверняка для кого-то она окажется полезной прямо сейчас.


Фрилансер
Представим фрилансера, у которого куча клиентов. Если эти клиенты ведут проекты в своих аккаунтах ПланФикса, а фрилансер - в своем, то он оказывался в затруднительном положении: ему необходимо заходить в каждый клиентский аккаунт и вести общение в нем, а кроме этого в своем собственном аккаунте тоже вести аналоги этих проектов.

Теперь все становится проще: фрилансер просто связывает все клиентские аккаунты со своим и больше в них не заходит - в своем аккаунте он видит все задачи клиентов и может сортировать их по проектам так, как ему удобно. Комментарии и файлы, которые он добавляет к задаче в своем аккаунте, автоматически появляются и в аккаунте клиента. Для клиента эта связь тоже прозрачна - все, что он добавляет в задачу в своем аккаунте, автоматически появляется в аккаунте фрилансера.

Группа компаний
Нередко бывает так, что вокруг материнской компании вырастает несколько небольших дочерних фирм. Причем речь не обязательно должна идти о корпорациях, зачастую даже у компании малого бизнеса есть выделенные в отдельные ООО структурные подразделения, которые занимаются дизайном, строительством или другим видом бизнеса, не связанным напрямую с основной деятельностью компании.

Вести все проекты группы компаний в одном аккаунте ПланФикса не всегда удобно, ведь пересекаются они достаточно редко. При этом топ-менеджерам надо видеть все, что происходит в дочерних компаниях, и кроме этого периодически возникают совместные проекты, в которых задействовано сразу несколько структур. То есть, вести работу в разных аккаунтах тоже неудобно - тогда кураторы должны работать в нескольких аккаунтах, да и совместная работа нескольких подразделений над одним проектом при таком подходе затруднена.

С вводом нового функционала все становится намного легче. Каждая дочерняя компания может работать в отдельном аккаунте ПланФикса, при этом задачи по совместным проектам синхронизируются между аккаунтами. Например, дизайнерское бюро выполняет свою часть работы по проекту, строители - свою, а материнская компания курирует финансовые потоки.  И все это каждая из структур делает в своем аккаунте, не заходя в “чужие”.

Можно привести и другие примеры использования связи между аккаунтами для разных видов бизнеса, но я думаю основная мысль ясна. Несколько слов о том, как это организовано.

Как связать существующие аккаунты
Зайдите в свою личную карточку (ссылка в верхнем правом углу экрана) и нажмите “Редактировать”. Во вкладке Импорт/Экспорт установите связь с нужным аккаунтом (аккаунтами):
1316674848-clip-30kb

Интерфейс организации связи достаточно очевиден, но если кто-то не разберется - пишите, поможем.


Для администратора
Связи между аккаунтами ПланФикса каждый из сотрудников может задавать себе сам. Но если Вы администратор группы компаний, то скорее всего захотите самостоятельно настроить связи между аккаунтами, чтобы не объяснять каждому пользователю как это сделать.

Выберите для каждого сотрудника основной аккаунт, в котором он будет работать, а в остальных аккаунтах в качестве его контактного e-mail пропишите внутренний адрес e-mail из основного аккаунта. Такой e-mail имеет вид логин_сотрудника@аккаунт.planfix.ru и виден в списке пользователей в разделе “Компания”. Таким образом Вы как бы говорите ПланФиксу: “Отправляй уведомления по задачам в этот аккаунт, сотрудник будет работать в нем.”


“Случайные связи”
Представьте такую ситуацию - работаете Вы себе спокойно в ПланФиксе и никого не трогаете. В один (несомненно, прекрасный) день какой-то внешний контрагент (клиент или подрядчик) регистрирует собственный аккаунт ПланФикса и решает добавить Вас в одну из своих задач. При этом он может и не знать, что у Вас давно есть собственный ПланФикс. Он просто пишет Ваш обычный (внешний) e-mail в поле выбора участников задачи, и Вы получаете уведомление о ней. В нижней части уведомления есть специальная ссылка, которая позволяет в один клик связать Ваш аккаунт с этим внешним аккаунтом:
1316674948-clip-13kb

При этом если у Вас есть несколько аккаунтов, в которых фигурирует указанный адрес e-mail, то связь можно будет установить с любым из них.

Что получится
С момента настройки связи аккаунтов (любым способом) все уведомления о новых задачах и действиях для сотрудника будут отправляться в основной аккаунт. Если в нем еще нет такой задачи, она будет автоматически создана. В нее попадет все содержимое задачи, которое было доступно сотруднику на этот момент: действия, файлы, комментарии. Если задача уже была создана, новые действия будут попадать в нее автоматически.

Если задаче (в любом аккаунте) будет выставлен другой статус - статус изменится во всех связанных аккаунтах. Это позволяет поддерживать целостность работы по задаче. Например, клиент-постановщик может находиться в одном аккаунте, дизайнер во втором, а разработчик в третьем - при этом работа над задачей будет идти точно также, как если бы они сидели втроем в одном аккаунте ПланФикса.

Не знаю, насколько путано все это звучит, но работает оно очень просто. По крайней мере, внешне особых изменений вы не почувствуете - просто заходить теперь надо только в один аккаунт, а работать в нем можно с задачами из разных.

Нюансы и тонкости
Не хочется засорять вам мозг деталями, скажу лишь об одном важном моменте - способ связи аккаунтов, который мы используем, подразумевает что в связанный аккаунт попадают только те задачи и действия, о которых уведомлен исполнитель. Если Вы просто установите связь между двумя аккаунтами, это не означает, что все задачи из одного аккаунта автоматически перекочуют во второй. Но как только в задаче из первого аккаунта появится новое действие и Вы будете в списке тех, кого о нем уведомили - копия задачи окажется в Вашем основном аккаунте. Таким образом в него перекочуют те задачи, по которым идет работа.

Само собой, что все новые задачи в связанном аккаунте, в которых Вас выбирают в качестве исполнителя, автоматически оказываются в Вашем основном аккаунте.

Я думаю, что в ходе работы у тех, кто будет пользоваться связью аккаунтов ПланФикса, обязательно возникнут вопросы. Сегодня мы запустили первую версию связей, она несовершенна и будет постепенно дорабатываться и обрастать деталями. Внутренняя, скрытая от глаз пользователя, организация этого функционала тоже достаточно сложна. В связи с этим мы с удвоенным вниманием будем относиться ко всем вопросам и сообщениям о возможных ошибках в ближайшее время - прошу вас также быть внимательными и сообщать нам о всех непонятных моментах в поведении системы.

Как обычно, я с удовольствием отвечу на все возникающие вопросы, а наша бдительная служба поддержки готова решать любые проблемы с утра до ночи. Пишите, для нас это очень важно.




  • 1
Да, задача дублируется. Причем это не дубли в чистом виде - в разных аккаунтах у этой задачи может быть разное кол-во действий. Это регулируется тем, поставили ли в список уведомленных человека из внешнего аккаунта.

Например, кейс техподдержки с клиентом-внешником: мы можем общаться между собой по задаче, добавляя в нее действия, а к клиенту уйдет только то действие, о котором мы его уведомим. И в его аккаунте, соответственно, появится только это действие, а нашу внутреннюю переписку по задаче он не увидит (если, конечно, мы не дадим ему доступа в наш основной аккаунт).


Неоднозначная штука.
Например, в ПланФиксе клиента проект называется "Разработка сайта", но если он привалится с таким названием в ПланФикс дизайн-студии, то там это ни о чем не будет говорить - таких "разработок сайта" у них только в производстве сейчас десяток может быть. Обратная синхронизация названия проекта из ПланФикса студии в ПФ клиента тоже может приводить к нежелательным последствиям (особенно если проект называется "Сайт для тех мутных чуваков с шинами"). Поэтому мы решили что название проекта каждый должен определять в своем аккаунте самостоятельно - пусть в доме будет порядок.

Что на наш взгляд действительно нужно, так это возможность автоматически отправлять задачи в определенные проекты в зависимости от того, откуда они пришли, кто постановщик, какое у них название и так далее. Например, если задачи приходят с адреса ivan@example.com то выбирать для них проект "Разработка сайта example.com".

В общем-то такая возможность есть и сейчас (через правила постановки задач по почте), но мы собираемся в будущем вывести такие правила чуть отдельно, чтоб было понятнее.


А точно надо проекты автоматически создавать? Не так часто приходится это делать в обычной жизни, все же проект не задача. Введем правило - и насоздается мусорных проектов по каждому случайному запросу.

  • 1