ПланФикс (planfix) wrote,
ПланФикс
planfix

Задачи - почтой

Как-то в феврале один постоянный и вдумчивый пользователь ПланФикса помог нам выявить и устранить очень вредную ошибку. Я был искренне ему благодарен и предложил в качестве встречного жеста доброй воли такую штуку: он подумает, какого функционала ему больше всего не хватает в ПланФиксе, а я постараюсь передвинуть это в очереди на исполнение как можно выше. Итог этого эксперимента я представляю вам сегодня - в ПланФиксе появилась возможность ставить задачи с помощью e-mail.

Теперь у каждого сотрудника, подключенного в ПланФикс, появился виртуальный ящик вида "логин@имя_аккаунта.planfix.ru". В разделе “Компания” видны эти виртуальные ящики, можете посмотреть. Если на такой ящик отправить письмо, то этому сотруднику поставится задача:

  • тема письма станет названием задачи
  • тело письма станет описанием задачи
  • приложенные файлы присоединятся к задаче
Отправитель письма тоже попадет в ПланФикс:

  • если письмо отправлено с ящика, который зарегистрирован в ПланФиксе, то задача поставится от имени его владельца;
  • если письмо отправлено с нового для ПланФикса ящика, то создастся новый контакт в справочнике контрагентов, и задача поставится от его имени.
То, что мы в обязательном порядке добавляем отправителя письма в ПланФикс в качестве контакта, дает две интересные возможности:

  • При добавлении действия в такой задаче можно выбрать в списке "кого уведомить" автора задачи - и уведомление с текстом действия попадет ему на почту. Это позволяет использовать ПланФикс в качестве простого варианта хелпдеска: если направить входящие письма от клиентов на виртуальный ящик сотрудника, то каждое из них будет становиться задачей; переписка по каждому тикету будет сохраняться в задаче в виде действий; к задаче можно подключать нужных сотрудников, которые смогут переписываться между собой и при необходимости с клиентом.
  • В будущем письма с этого ящика будут ставиться как новые задачи от этого же контакта. Это означает, что в любой момент в несколько кликов можно будет поднять историю работы по письмам клиента или партнера.

Одновременно с функционалом постановки задач почтой, появилась возможность отвечать почтой на некоторые уведомления ПланФикса. Допустим, я поставил задачу своему сотруднику. Он пишет в ней комментарий с вопросом, я получаю его на почту. Теперь я могу просто ответить на это письмо - мой ответ будет добавлен новым действием к этой задаче.

Это дает возможность общаться по задачам, не заходя в ПланФикс, просто через почту. Штука полезная как для руководителей, которые не хотят привыкать к новому инструменту, так и для клиентов, которых может и не хочется туда пускать. Да что говорить - часто и самому бывает удобно быстро черкнуть пару слов ответом на письмо-уведомление по задаче, например со смартфона.

***
Пока мы запустили первую версию работы ПланФикса с почтой. Во второй версии мы планируем добавить возможность создания своих правил для обработки писем: можно будет указывать в письме что-то типа хештегов и с их помощью направить задачу в нужный проект, изменить постановщика, прикрепить дополнительных исполнителей и т.п.

В ближайших постах я рассчитываю описать пару кейсов использования нового функционала, так что если вы еще не подписались на анонсы обновления блога, самое время это сделать удобным для вас образом:


И спасибо всем пользователям ПланФикса, которые не жалеют своего времени на письма с описанием проблем или пожеланиями - вы нам здорово помогаете.

Дмитрий Гончаренко
Tags: e-mail, ПланФикс, виртуальные адреса, задачи, клиенты, почта, сотрудники
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 4 comments