ПланФикс (planfix) wrote,
ПланФикс
planfix

Category:

История про ежедневник

Классический бумажный ежедневник у меня не прижился, хотя одно время я регулярно заводил его в начале каждого года, получив в качестве очередного бизнес-сувенира. Обычно я портил своими каракулями десяток первых страниц, а потом забрасывал его на дальнюю полку.

Зато я долго пользовался обычными бумажками для записи дел, причем брал даже не post-it с клейким слоем, а просто беленькие или какие попадутся под руку. Я втыкал их в клавиатуру, и они мозолили мне глаза, пока я не выполнял то, что на них записано. Минусы такого подхода многократно описаны в мировой литературе, и я не буду на них подробно останавливаться. Отмечу лишь, что был у них один несомненный плюс - они часто терялись, прятались под клавиатуру или слетали под стол, и одной проблемой у меня становилось меньше, причем совершенно незаметно для моей совести.

Взрослея, я по капле выдавливал из себя лень и малодушие, и в какой-то момент попросил наших дизайнеров разработать мне бумажное изделие по моему личному ТЗ. Получился лист формата А2 на одну неделю вот такого вида:

Я заказал их печать в типографии, причем эти недельные листы сразу складывались пачками по 55 шт (год с легким запасом) и проклеивались с торца. В верхнем левом углу у меня было окошко для номера недели. Я проставлял его там сам, карандашом, на пару недель вперед. Благодаря номерам недель я мог поставить себе задачу на ближайшее будущее.

Работал я с этим листом так:
1. Запретил сам себе писать что бы то ни было на листочках - все только на этой простыне. Все, что надо было сделать - от сиюминутного простого дела, до важной задачи - я писал на разграфленой части дня. Вещи, не связанные с заданиями (номер телефона, промежуточную сумму, которую только что посчитал или которую сказал мне клиент и т.п.) - на белом поле. Но никаких отдельных листочков.

2. Если дело было срочное, я проставлял перед ним восклицательный знак. Это очень помогало в сложные дни, когда задачи сыпятся на голову намного быстрее, чем успеваешь их выполнять: как только я заканчивал очередное задание, я в первую очередь смотрел в своем списке на задания, отмеченные восклицательными знаками, выбирал из них самое срочное и брался за него. Все новые задания, падающие в процессе работы, просто записывал в этот же список, при необходимости снабжая восклицательными знаками. После окончания работы над текущим заданием цикл повторялся. Получилось отличное средство от состояния, когда в голове мельтешит миллион заданий и одна зацикленная мысль: “что я должен был сделать?... что я должен был сделать?”

3. Как только я выполнял дело, я отмечал его значком “W” на том же поле слева от строки. Поначалу был вариант зачеркивать выполненное дело, но с моим корявым почерком я и так испытываю проблемы с разбором что же я такое написал, а если еще и зачеркивать запись, то вероятность распознавания серьезно уменьшалась. Практика показала, что W на спецполе отлично выделяет выполненные задачи, и она прижилась.

4. Утро любого дня я начинал с того, что смотрел на список задач вчерашнего дня и переписывал с него на сегодняшний и последующие дни те задачи, которые не успел выполнить вчера. После того, как все задачи были распределены, я перечеркивал вчерашний день косой чертой - в общем, ставил на нем крест :) Вот что примерно получалось в итоге:
5. В понедельник, переписав задачи с последнего дня прошлой недели, я отрывал старый лист и выбрасывал его. Ну ладно, вру - не выбрасывал, а складывал в стол и потом использовал обратную сторону для особо размашистых блок-схем - все-таки лист А2, удобно. Этот вариант организации работы оказался настолько успешным, что просуществовал у меня без изменений лет пять. Но ничто не вечно под луной, помаленьку состарилась и моя идеология.

Вот с какими проблемами я столкнулся:
1. Ухудшение памяти. Я привык не держать ничего в голове, а сразу переносить все на “простыню”, и это очень выручало меня, спасая душевное здоровье. К сожалению, это имело и обратный эффект: вне своего кабинета я катастрофически не мог вспомнить что я кому обещал и вообще, что у меня на сегодня запланировано. Это иногда ставило меня в идиотские ситуации перед партнерами, с которыми я мог встречаться не в офисе, да и дома перед женой:  
- Ты сможешь сегодня в 3 часа съездить со мной?

- Э-э-э-э, я не знаю :(


Вроде бы мелочь, а вот не скажите. В итоге бывали ситуации, когда я должен был неожиданно с утра куда-то уехать и просил кого-то в офисе зайти в мой кабинет и посмотреть что у меня на сегодня записано, особенно с восклицательными знаками или упоминанием времени. Только так я мог быть уверен, что никого не подведу.

2. Неудобное планирование встреч. Если я должен был с кем-то встретиться в определенное время, единственным способом отметить это было написать время в той же строке, что и задача. При этом в общем списке дел на день встреча на 17-00 вполне могла оказаться выше, чем встреча на 10-00, то есть визуально совершенно неюзабельно.

3. Необходимость каждый день переписывать невыполненные задачи. Ну, знаете, из тех что висят дамокловым мечом, а ты никак за них не возьмешься. С одной стороны, такое переписывание конечно помогало каждый день обратить на них дополнительное внимание. С другой стороны - задалбывало конкретно.

4. Неудобство с задачами на далекое будущее. Например, поздравить друга с ДР через полгода - это напряг. Сразу печатать номера недель на листах простыни я не хотел (хотя бы для того, чтоб не терять листы на недели отпуска), а проставлять далеко наперед номера недель вручную было неудобно.

5. Невозможность вернуться назад и посмотреть что происходило пару недель назад. Эх, как мне иногда не хватало телефона, который я записал в задаче “Позвонить Олегу ХХХ-ХХ-ХХ”!

Как мы их решили в Ежедневнике ПланФикса:
Когда мы серьезно взялись за ПланФикс, одной из моих личных корыстных задач было перевести в него личное планирование и избавиться от простыни. Так оно и в итоге и получилось.
Точно также, как раньше на простыню, теперь все свои дела я автоматом записываю в Ежедневник ПланФикса. Специально для этой цели мы организовали быстрый ввод задачи одной строкой, прямо в нужный день календаря:



Если я не знаю точно, когда буду заниматься этой задачей, то вношу ее в самый верхний блок на странице - Черновики:



Там она всегда будет висеть надо мной и мучать мою совесть - а значит, шансы ее выполнения резко повышаются.

Выполненную задачу я могу тут же завершить в один клик - для этого слева от нее расположен чекбокс. Завершенные задачи могут по моему выбору скрываться или отображаться в зачеркнутом виде. Обычно я, конечно, их скрываю, но иногда щелкаю переключателем (вверху столбца), любуюсь количеством выполненных, тешу эго, убеждаюсь что день прошел не зря :)



Теперь невыполненные задачи я переношу на следующий день вечером текущего. Мог бы и как раньше, утром - но тогда они будут уже просрочены, а значит некомфортно красные. Да и в почту уведомлений о просрочке навалится, от них неуютно. Поэтому я лучше перед уходом домой выделю 5 минут и порастаскаю мышкой невыполненные задачи на завтра или ближайшие дни, когда планирую ими заняться.



Задачи, которыми надо заняться в первую очередь, я помечаю звездочками “избранного”. Возможно, через некоторое время их заменят приоритеты задач (мы хотим переделать этот функционал в ПланФиксе, сделать приоритеты настраиваемыми), но пока мне звездочек хватает с головой.



Если у меня назначена встреча или другое мероприятие на определенное время, я могу сразу создать ее на почасовой карте дня, в правой части Ежедневника: кликнул, растянул, ввел кратко название - и готово.



Задачи в почасовом блоке можно переносить на другое время или на другой день, а также менять их длительность, растягивая или сжимая прямоугольничек задачи.

Еще одним важным преимуществом Ежедневника ПланФикса перед бумажной простыней является хранение старых задач и человеческий поиск по ним - очень экономит время и нервы. А как меня выручают периодические задачи в ПланФиксе, которые также отображаются в Ежедневнике!

Есть у Ежедневника ПланФикса определенные уникальные черты и по сравнению с электронными аналогами. Например, он предусматривает не только личное планирование, но и планирование работы других сотрудников. Руководитель или менеджер проекта может легко переключиться в ежедневник одного из сотрудников и напланировать ему задач на день.

Представим, что у сотрудника во входящих стоит 30 задач. Какими из них он должен заняться сегодня? Переключаетесь в его ежедневник и вытаскиваете нужные задачи из его Входящих на почасовую панель дня. Так вы можете с точностью до 5 минут расписать весь его день (ну, если вам охота этим заниматься, конечно :)



При этом, если в ежедневнике сотрудника есть задачи, доступа к которым вы не имеете, они будут отображаться серыми блоками, без описания. Это позволяет в любом случае видеть загрузку сотрудника по времени и не перегружать его задачами.

***
У Ежедневника в ПланФиксе большое будущее, пока мы сделали только часть запланированного функционала. Но мои потребности в ведении дел он выполняет полностью. Главное, жена довольна - я в любой момент могу посмотреть на свои планы и не “мэкаю” в ответ на простые вопросы :) И еще: в следующем релизе мы планируем добавить синхронизацию Ежедневника ПланФикса с Google Calendar и другими приложениями, понимающими формат iCalendar, так что это будет наш первый шажок в сторону мобильности ПланФикса.

ДОПОЛНЕНИЕ от 21 марта 2013 года:
Два года с момента написания этого поста не прошли даром - в ПланФиксе появился Планировщик, который стал логическим развитием Ежедневника. Предлагаю вам ознакомиться с примерами использования Планировщика - это действительно уникальный инструмент, аналогов которому вы скорее всего еще не встречали.



Tags: ПланФикс, ежедневник, личное планирование, управление задачами
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 9 comments