ПланФикс (planfix) wrote,
ПланФикс
planfix

Categories:

Календарь платежей

Сегодня я решил рассказать вам еще об одном примере использования кастомных полей, на этот  раз в связке с отчетами. В лучших традициях “Очумелых ручек” мы с вами буквально из подножного материала - пучка задач, пары кастомных полей и одного отчета - сделаем платежный календарь.

ruchki3

Для тех, кто не сталкивался с календарем платежей, приведу цитату из общения на форуме ПланФикса:
---
Казалось бы простая вещь, но нигде не могу найти реализацию. Нужно чтобы бухгалтер вводил предстоящие платежи поставщикам, а я бы видел список платежей на сегодня, на неделю вперед, список просроченных платежей, оплаченных сегодня.  Как такое сделать?
Хотелось бы видеть суммы платежей по дням, допустим завтра нужно заплатить 150т.р, послезавтра 200т.р....

---
Готовы?
Поехали!

Общий подход у нас будет такой:

  • сделаем шаблон задачи с кастомными полями Сумма платежа и Получатель

  • бухгалтер будет создавать по этому шаблону задачи на нужную дату платежа

  • мы будем просматривать эти задачи в отчете


Теперь подробно пройдем по всем этапам.

Делаем шаблон
Заходим в Задачи - Шаблоны и создаем новый шаблон:


Жмем на шестеренку в правом верхнем углу создания шаблона и переходим к настройке формы. Для начала очистим форму задачи от ненужных нам полей. Наш шаблон будет называться “Платеж” - вот и давайте оставим в нем только те реквизиты, которые нам нужны.

Действуем так: идем по списку в левой панели и скрываем все реквизиты, которые посчитаем лишними. Например, я считаю, что реквизит “Контрагент” нам не нужен - два клика и его в задаче нет:


Некоторые реквизиты можно удалять целыми панелями:

В итоге все скрытые реквизиты и реквизиты с удаленных панелей собираются в нижней части списка полей - там есть специальный раздел “Скрытые поля”:

При необходимости их можно легко оттуда вытащить таким же образом - кликнув на поле и выбрав в появившемся меню нужную панель для отображения.

С чисткой закончили, теперь давайте добавим два нужных нам поля. Как это делается, я подробно описал в прошлой записи блога, так что останавливаться на этом не буду (быстрая подсказка: жмите плюс в самом низу списка полей). Приведу лишь параметры добавляемых полей.

Первое поле - “Сумма платежа” - я по понятным причинам сделал числовым:



Для второго поля - “Получатель” - я выбрал тип “Контрагент”, т.к. в него мы будем выбирать значение из имеющегося в системе справочника контрагентов:


Добавленные поля появились в нижней части списка скрытых полей. По очереди я добавляю их на Панель 1, чтобы они появились в моем шаблоне:



Они появляются в самом низу списка полей Панели 1, поэтому и в форме шаблона тоже находятся последними из настраиваемых полей:



Передвигаю их в списке полей выше, по своему вкусу - мне кажется, что при создании задачи их будет правильнее заполнять до даты:



Последний штрих - даем шаблону название и устанавливаем значения по умолчанию. Назвал я его “Платеж”, а из значений по умолчанию решил установить только дату завершения - это “защита от дурака”, чтобы если бухгалтер при создании задачи по этому шаблону не укажет дату, платеж не потерялся, а отобразился в день создания задачи:


Так как по замыслу задачи по моему шаблону будет создавать бухгалтер, надо сразу дать ему доступ к этому шаблону. Для экономии кликов я выбираю вариант “Сохранить и перейти” и сразу оказываюсь в карточке шаблона, где можно это сделать:

Добавляю бухгалтера к списку сотрудников, которым доступен этот шаблон, и сохраняю изменения:

Все, теперь мой новый шаблон полностью готов к работе.

Суровые будни бухгалтера
Инструктаж для бухгалтера очень прост:



Бухгалтер воспринял информацию и готов создавать задачи-платежи.
Форма добавления платежа достаточно лаконична - не зря мы скрывали лишние поля в шаблоне, фактически нам нужно заполнить 4 поля:



Можно было бы еще сократить форму, убрав из нее описание, но я решил пока подстраховаться - мало ли, вдруг при добавлении планируемого платежа понадобится рассказать какую-нибудь грустную историю на тему, почему необходимо опплатить его именно сейчас.

Один момент, на котором хочу заострить ваше внимание: в полном соответствии с идеологией ПланФикса, эта задача-платеж без всяких затрат получает солидное и функциональное наследство:

  • автоматически отслеживаются сроки платежа - если задача просрочена, она всячески сигнализирует об этом: шлет уведомления, попадает в Сводку, семафорит красным и т.п.;

  • к задаче можно добавлять файлы, напоминалки, аналитику и даже чек-лист, если вам это вдруг для чего-то понадобится;

  • по задаче можно переписываться - уточнить нюансы, ну или поругаться на худой конец;

  • задачи-платежи можно фильтровать и просматривать в разных интерфейсах ПланФикса;

  • можно сделать задачу повторяющейся - и автоматически генерировать повторяющиеся платежи типа оплаты за аренду или коммунальные услуги;

  • и т.п. - универсальность имеет много плюсов :)


Ну что, пока бухгалтер набивает в систему задачи, мы можем состряпать отчет, при помощи которого мы и будем смотреть этот самый платежный календарь.

Отчет “Календарь платежей”
Создаем новый отчет (Отчеты - Новый отчет). Объекты, которые будут отбираться отчетом, являются задачами - указываем это на стартовом экране Мастера отчетов:


В самом отчете  4 столбца: Дата, Сумма, Получатель и За что. Обратите внимание - в столбце “Сумма” при группировке будет отображаться сумма значений, это нужно для просмотра итоговой суммы платежей на каждый день:



В параметрах отчета я поставил только два условия: “Сумма платежа больше нуля” (позволяет отбирать в отчет только задачи-платежи) и условие отбора за период (поставил неделю, но его можно удобно настраивать перед запуском отчета). Тут же указана группировка по столбцу “Дата” - она позволит нам сворачивать отчет по дням, чтобы видеть общую сумму запланированных на день платежей:



Настройки доступа к отчету можно оставить по умолчанию.

Отчет готов. Запускаем и видим картину платежей по дням:


Можно развернуть группировки и увидеть из чего складывается сумма:



Если день “перегружен” платежами, можно прямо из отчета открыть в новом окне нужную задачу и изменить в ней дату. Затем жмем в окне отчета кнопку “Запустить отчет” и он пересчитается, исходя из обновленных данных.

***
Ну вот вроде и все. Как сказал классик: “Календарь платежей имей хоть маленький, да свой” (ну, почти так:)
Наш с вами платежный календарь может и не блещет красотой с наворотами, но со своими основными функциями вполне справляется.

Традиционно жду вопросов в комментариях и думаю над следующим кейсом для описания в блоге.


dm_200_200
  Дмитрий Гончаренко
   Команда ПланФикса

Tags: ПланФикс, календарь, кастомные поля, кейсы, отчеты, управление финансами
Subscribe

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 13 comments