?

Log in

No account? Create an account
планфикс planfix

planfix


Официальный блог сервиса ПланФикс (planfix.ru)

ПланФикс позволяет управлять коллективной работой в бизнесе, организации, сообществе


Previous Entry Поделиться Next Entry
Календарь платежей
планфикс planfix
planfix
Сегодня я решил рассказать вам еще об одном примере использования кастомных полей, на этот  раз в связке с отчетами. В лучших традициях “Очумелых ручек” мы с вами буквально из подножного материала - пучка задач, пары кастомных полей и одного отчета - сделаем платежный календарь.

ruchki3

Для тех, кто не сталкивался с календарем платежей, приведу цитату из общения на форуме ПланФикса:
---
Казалось бы простая вещь, но нигде не могу найти реализацию. Нужно чтобы бухгалтер вводил предстоящие платежи поставщикам, а я бы видел список платежей на сегодня, на неделю вперед, список просроченных платежей, оплаченных сегодня.  Как такое сделать?
Хотелось бы видеть суммы платежей по дням, допустим завтра нужно заплатить 150т.р, послезавтра 200т.р....

---
Готовы?
Поехали!

Общий подход у нас будет такой:

  • сделаем шаблон задачи с кастомными полями Сумма платежа и Получатель

  • бухгалтер будет создавать по этому шаблону задачи на нужную дату платежа

  • мы будем просматривать эти задачи в отчете


Теперь подробно пройдем по всем этапам.

Делаем шаблон
Заходим в Задачи - Шаблоны и создаем новый шаблон:


Жмем на шестеренку в правом верхнем углу создания шаблона и переходим к настройке формы. Для начала очистим форму задачи от ненужных нам полей. Наш шаблон будет называться “Платеж” - вот и давайте оставим в нем только те реквизиты, которые нам нужны.

Действуем так: идем по списку в левой панели и скрываем все реквизиты, которые посчитаем лишними. Например, я считаю, что реквизит “Контрагент” нам не нужен - два клика и его в задаче нет:


Некоторые реквизиты можно удалять целыми панелями:

В итоге все скрытые реквизиты и реквизиты с удаленных панелей собираются в нижней части списка полей - там есть специальный раздел “Скрытые поля”:

При необходимости их можно легко оттуда вытащить таким же образом - кликнув на поле и выбрав в появившемся меню нужную панель для отображения.

С чисткой закончили, теперь давайте добавим два нужных нам поля. Как это делается, я подробно описал в прошлой записи блога, так что останавливаться на этом не буду (быстрая подсказка: жмите плюс в самом низу списка полей). Приведу лишь параметры добавляемых полей.

Первое поле - “Сумма платежа” - я по понятным причинам сделал числовым:



Для второго поля - “Получатель” - я выбрал тип “Контрагент”, т.к. в него мы будем выбирать значение из имеющегося в системе справочника контрагентов:


Добавленные поля появились в нижней части списка скрытых полей. По очереди я добавляю их на Панель 1, чтобы они появились в моем шаблоне:



Они появляются в самом низу списка полей Панели 1, поэтому и в форме шаблона тоже находятся последними из настраиваемых полей:



Передвигаю их в списке полей выше, по своему вкусу - мне кажется, что при создании задачи их будет правильнее заполнять до даты:



Последний штрих - даем шаблону название и устанавливаем значения по умолчанию. Назвал я его “Платеж”, а из значений по умолчанию решил установить только дату завершения - это “защита от дурака”, чтобы если бухгалтер при создании задачи по этому шаблону не укажет дату, платеж не потерялся, а отобразился в день создания задачи:


Так как по замыслу задачи по моему шаблону будет создавать бухгалтер, надо сразу дать ему доступ к этому шаблону. Для экономии кликов я выбираю вариант “Сохранить и перейти” и сразу оказываюсь в карточке шаблона, где можно это сделать:

Добавляю бухгалтера к списку сотрудников, которым доступен этот шаблон, и сохраняю изменения:

Все, теперь мой новый шаблон полностью готов к работе.

Суровые будни бухгалтера
Инструктаж для бухгалтера очень прост:



Бухгалтер воспринял информацию и готов создавать задачи-платежи.
Форма добавления платежа достаточно лаконична - не зря мы скрывали лишние поля в шаблоне, фактически нам нужно заполнить 4 поля:



Можно было бы еще сократить форму, убрав из нее описание, но я решил пока подстраховаться - мало ли, вдруг при добавлении планируемого платежа понадобится рассказать какую-нибудь грустную историю на тему, почему необходимо опплатить его именно сейчас.

Один момент, на котором хочу заострить ваше внимание: в полном соответствии с идеологией ПланФикса, эта задача-платеж без всяких затрат получает солидное и функциональное наследство:

  • автоматически отслеживаются сроки платежа - если задача просрочена, она всячески сигнализирует об этом: шлет уведомления, попадает в Сводку, семафорит красным и т.п.;

  • к задаче можно добавлять файлы, напоминалки, аналитику и даже чек-лист, если вам это вдруг для чего-то понадобится;

  • по задаче можно переписываться - уточнить нюансы, ну или поругаться на худой конец;

  • задачи-платежи можно фильтровать и просматривать в разных интерфейсах ПланФикса;

  • можно сделать задачу повторяющейся - и автоматически генерировать повторяющиеся платежи типа оплаты за аренду или коммунальные услуги;

  • и т.п. - универсальность имеет много плюсов :)


Ну что, пока бухгалтер набивает в систему задачи, мы можем состряпать отчет, при помощи которого мы и будем смотреть этот самый платежный календарь.

Отчет “Календарь платежей”
Создаем новый отчет (Отчеты - Новый отчет). Объекты, которые будут отбираться отчетом, являются задачами - указываем это на стартовом экране Мастера отчетов:


В самом отчете  4 столбца: Дата, Сумма, Получатель и За что. Обратите внимание - в столбце “Сумма” при группировке будет отображаться сумма значений, это нужно для просмотра итоговой суммы платежей на каждый день:



В параметрах отчета я поставил только два условия: “Сумма платежа больше нуля” (позволяет отбирать в отчет только задачи-платежи) и условие отбора за период (поставил неделю, но его можно удобно настраивать перед запуском отчета). Тут же указана группировка по столбцу “Дата” - она позволит нам сворачивать отчет по дням, чтобы видеть общую сумму запланированных на день платежей:



Настройки доступа к отчету можно оставить по умолчанию.

Отчет готов. Запускаем и видим картину платежей по дням:


Можно развернуть группировки и увидеть из чего складывается сумма:



Если день “перегружен” платежами, можно прямо из отчета открыть в новом окне нужную задачу и изменить в ней дату. Затем жмем в окне отчета кнопку “Запустить отчет” и он пересчитается, исходя из обновленных данных.

***
Ну вот вроде и все. Как сказал классик: “Календарь платежей имей хоть маленький, да свой” (ну, почти так:)
Наш с вами платежный календарь может и не блещет красотой с наворотами, но со своими основными функциями вполне справляется.

Традиционно жду вопросов в комментариях и думаю над следующим кейсом для описания в блоге.


dm_200_200
  Дмитрий Гончаренко
   Команда ПланФикса



  • 1
Интересно.
Будем внедрять обязательно!
Спасибо :-)

Дмитрий,

а с повторяющимися платежами как работать?
Есть платежи, которые мы платим каждый месяц - аренда, услуги связи и т.д.
Каждый раз придется создавать заново задачи?

Нет, не нужно заново задачи создавать - на этот случай есть периодические задачи и они отлично работают в описанном кейсе: создаем задачу по шаблону "Платеж" и делаем ее повторяющейся.

Сделал задачу повторяющейся
+ в фильтре для отбора данных (в дате планируемого завершения) выставил "другой период" и поставил просчет на несколько месяцев вперед

Но при построении отчета всё равно считает только за 1 месяц и не делает повторения задачи на следующий. Подскажите, где я мог ошибиться?

Вы все сделали правильно, а вот я, когда советовал использовать перитодические задачи, не учел одной важной вещи: периодические задачи в ПланФиксе не создаются надолго вперед, обычно существует только задача на ближайшую дату повторения (дата создания этой задачи настраивается в параметрах повторения). Поэтому просмотреть календарь платежей с использованием периодических задач на несколько месяцев вперед не получится.

Здравствуйте!
Сейчас появилась ли возможность строить отчет на следующий месяц?
Ведь в календаре на следующий месяц мы можем увидеть запланированные повторяющиеся задачи, так почему здесь их нельзя вывести?
Очень нужная штука для постоения бюджетов по месяцам.

Здравствуйте, Илья!
Нет, повторяющиеся задачи на следующий месяц в отчет не попадут - в этом плане ничего не изменилось с момента написания предыдущего комментария. В календаре видны не сами задачи, а их "призраки" - это специально проработанная для календаря фича, в отчетах ничего подобного нет.

У вас в примере задача "Платеж" не относится к какому-либо проекту.
Наверное, лучше сделать отдельный проект под такие задачи, чтобы они не "смешивались" со всеми остальными задачами.

Еще вопрос появился. А что насчет исполнителей? Ведь к этим задачам надо еще исполнителей же назначать. В вашем примере их нет получается...

В моем варианте я хотел бы сам создавать периодические задачи, а бухгалтера надо как я понимаю ставить исполнителем этих задач, иначе же все оповещения будут идти мне?

В моем примере задачи ставит бухгалтер, а руководитель имеет доступ к этим задачам и можем заниматься их утверждением/перераспределением.

Для своего варианта Вы все описали правильно, так и нужно делать.

>> У вас в примере задача "Платеж" не относится к какому-либо проекту.
Наверное, лучше сделать отдельный проект под такие задачи, чтобы они не "смешивались" со всеми остальными задачами.

- Я специально не касался проекта, чтобы не раздувать описание. Вообще, возможно как минимум два подхода:
1. Делаем отдельный проект для учета платежей и создаем задачи в нем. Тогда имеет смысл его сразу прописать в шаблоне "Платеж", чтобы не тратить времени при создании.
2. Создаем задачи по этому шаблону в тех проектах, к которым относятся эти платежи. Это актуально для организаций с проектной системой работы. Тогда в отчете можем смотреть планируемые платежи в разрезе проектов, это дает дополнительную информацию и возможности планирования.

Добавление полей.

Не могу найти этот чудесный плюсик для добавления поля. Что-то изменилось в настройках шаблонов?

Re: Добавление полей.

О, да) С момента написания этой заметки интерфейс очень изменился, поэтому многие элементы теперь на других местах или выглядят совсем по=другому. И этот процесс продолжается :) Более-менее актуальный на текущий момент способ добавления полей в шаблон демонстрируется тут https://www.youtube.com/watch?v=aSBW4zHTo6o

  • 1