?

Log in

No account? Create an account
планфикс planfix

planfix


Официальный блог сервиса ПланФикс (planfix.ru)

ПланФикс позволяет управлять коллективной работой в бизнесе, организации, сообществе


Previous Entry Поделиться Next Entry
Майский релиз 2014: Кастомные поля
планфикс planfix
planfix
За эту заметку я сажусь с особым удовольствием - кастомные поля это моя давняя мечта, и вот, наконец, она начала осуществляться. Мы хотим, чтобы ПланФикс можно было настроить для любого бизнеса, и кастомные поля это один из важнейших инструментов такой настройки. Они дают системе новую степень свободы, открывают новые горизонты и к тому же делают ПланФикс еще более красивым - пусть не таким, как на картинке, но  где-то глубоко внутри :)


Итак, что же такое эти самые кастомные поля?

По сути, это просто поля, добавляемые пользователями. Например, вам не хватает в задаче поля “Стоимость задачи” или какой-нибудь там “Бонус за выполнение”. Просить нас добавить этот реквизит в задачу бесполезно, ведь большинству остальных пользователей ПланФикса он будет только мешать. Раньше эта ситуация не имела решения, а теперь у вас появилась возможность добавить нужное поле самостоятельно - такое поле мы и называем “кастомным”, т.е. как бы сделанным под конкретного заказчика, да еще его собственными руками.

Я не буду подробно описывать процесс создания кастомного поля - для этого есть справка. Разве что оставлю спойлер для ленивых: жмите на шестеренку в верхнем правом углу формы создания новой задачи/шаблона. А тут я попробую хотя бы коротко рассказать о возможностях, которые дает нам новый функционал.

Начну с того, что на текущий момент доступно 14 типов кастомных полей. Помимо стандартных типов (число, строка, дата и т.п.), вы можете создавать в задаче поля типов “Сотрудник”, “Контрагент”, “Контакт” или вообще выбор из любого созданного вами справочника.

Например, вы можете добавить в задачу поле “Экспедитор” типа “Сотрудник” и выбирать при создании задачи человека, сопровождающего груз. Это дает возможность видеть количество обслуженных конкретным экспедитором задач по доставке - в фильтрах, Планировщике, отчетах и т.п.

Другой пример: создайте справочник “Станции метро”, кастомное поле типа “Справочник”, привязанное к этому справочнику - и выбирайте в задачах нужную станцию, например для привязки объекта недвижимости к тому или иному району. Примеров можно приводить много, важно понять суть: добавление в задачу нового реквизита открывает дополнительные возможности по отбору, фильтрации, сортировке данных в новых разрезах. Мы не просто дали возможность добавлять поле в задачу, эти поля теперь доступны везде, где доступны стандартные поля ПланФикса - фильтры, планировщики, отчеты - со всеми вытекающими отсюда последствиями. Этим, кстати, реализация кастомных полей в ПланФиксе отличается от большинства других систем - для нас это не просто локальная фича, а одна из важнейших сущностей, горизонтально пронизывающая всю систему и придающая ей еще большую гибкость.

Я планирую в ближайшее время описать в блоге несколько подробных кейсов использования кастомных полей для решения конкретных бизнес-задач, думаю это добавит ясности и вообще будет полезно для демонстрации новых возможностей ПланФикса.

Важный идеологический момент, на который я бы хотел обратить ваше внимание: в полном соответствии с законами развития технических систем, мы в очередной раз “сломали” статичную структуру и сделали ее динамичной. На этот раз под нож попала форма задачи. До этого релиза она была статичной: набор полей, расположенных определенных образом. Теперь она динамична: вы можете не только добавлять новые кастомные поля, но и отключать стандартные системные поля или менять их расположение, ставить в том порядке, который удобен именно вам. Это происходит в режиме настройки формы задачи. При этом отмечу, что имеет смысл настраивать не каждую конкретную задачу, а сразу шаблон, по которому будут создаваться эти задачи: настроив его один раз, вы в будущем будете создавать задачи сразу с нужным набором полей, расположенных в удобном для заполнения порядке.

Еще из важных, но неочевидных вещей на тему кастомных полей:

  • В вашем аккаунте параллельно могут существовать задачи разной формы, с разным набором полей. Подумайте, какие стандартные формы вам удобно использовать, настройте для них шаблоны и дайте доступ к этим шаблонам нужным сотрудникам.

  • Существующие задачи тоже можно привести к той или иной форме, в этом вам помогут массовые действия над задачами. Выберите нужные задачи списком и измените их форму:


  • Там же, в массовых действиях, можно заполнить добавленное поле нужным значением для отобранных задач - это поможет вам использовать новые возможности для уже накопленного объема данных.

  • Несмотря на то, что мы везде советуем добавлять кастомные поля сразу в шаблоны задач, чтобы автоматически распространить их на все создаваемые по этим шаблонам задачи, возможен и другой сценарий - добавление кастомного поля в отдельную задачу. Зачем это может понадобиться навскидку сказать сложно, но представим, что вам нужно добавить какой-то дополнительный реквизит к некоторым задачам и это разовая мера, которая не понадобится в будущем. ПланФикс позволяет добавить кастомное поле к любой задаче и работать с ним как с обычным полем в фильтрах, отчетах и т.п. - поэтому вы можете смело пользоваться этой возможностью, если она вам понадобится.

Наверное, на этом стоит остановиться - продолжим эту тему в отдельных постах на подробно разобранных примерах, а то я могу себе представить, как сложно все это воспринимается на пальцах.  В заключение этого блока пару слов о дальнейшем развитии функционала кастомных полей (да, сегодня мы сделали только первый шаг). Не в следующем релизе, но в следующих итерациях работ по ветке кастомизации в ПланФиксе появятся:

  • Кастомные поля для других сущностей (проект, контрагент, контакт и т.п.), которые будут работать так же, как кастомные поля задач. Сейчас у некоторых сущностей есть возможность добавить дополнительные поля, но она находится в зачаточном состоянии, а будет работать в общем ключе, более того - одно и то же поле можно будет добавлять к разным сущностям.

  • Настраиваемые столбцы в списках. Добавили вы, к примеру, экспедитора и хочется видеть его сразу в списке задач отдельным столбцом. Да и стандартные поля задач часто просят вывести в столбик - аудитора, к примеру, или контрагента.

  • Расчетные поля в задачах - что-то типа формул в отчетах, только на уровне задач. Для чего это нужно: есть у вас, к примеру, задача-заявка клиента на изготовление изделия. Вводим в кастомные поля данные о длине и ширине изделия, а в расчетном поле автоматически высчитывается площадь.

  • В главном меню ПланФикса можно будет добавить свой пункт - например, появится возможность отбирать задачи, созданные по шаблону “Заявка клиента” и видеть их по клику в главном меню на пункт “Заявки”.

  • … и еще многие ваши предложения, которые начнут поступать к нам сразу после выхода этого релиза :)


Теперь хотя бы короткой строкой упомяну о других новинках релиза.

Доступ к отчетам
Появилась возможность в явном виде управлять доступом к отчетам для сотрудников и клиентов. В отчете теперь не три, а четыре вкладки, на последней из них как раз и настраивается доступ:

Обратите внимание: общий принцип доступа остался без изменений - пользователи видят в отчете только те данные, к которым имеют доступ. То есть, если дать клиенту доступ к условному отчету “Все задачи аккаунта с исполнителями и участниками”, то он все равно увидит в нем только те задачи, к которым у него есть доступ. А администратор аккаунта увидит в этом же отчете, запущенном в это же время, абсолютно все задачи своего аккаунта.


Копирование задач
Штука, которую у нас давно просили, а мы все никак не могли до нее добраться. Теперь можно скопировать любую задачу - да что там задачу, даже дерево задач. Делается это в меню дополнительных действий с задачей, которое скрывается за кнопкой “Изменить…”:


Копируется только информация в самой задаче, лента действий и комментариев не копируется.


Сортировка событий в Хронике
Традиционно события в Хронике отображаются по принципу “Новые вверху”. Теперь появилась возможность переключать сортировку на прямой хронологический принцип “Новые события появляются внизу списка”:


Это может быть полезно для процессов, в которых важна последовательная обработка поступающих событий - например, если заявки клиентов должны обрабатываться в порядке их поступления.


Задачи по принципу “Кто первый взял”
Этот кейс часто встречается в работе служб техподдержки, закрытых фрилансерских бирж и т.п. - нужно ставить задачу на список исполнителей или на группу, при этом в итоге в исполнителях должен остаться только тот, кто первым принимает задачу, а остальные от задачи отключаются или переводятся в участники (т.е. имеют доступ к задаче, но не являются ответственными по ней). Теперь в дополнительных параметрах задачи появилась возможность управлять вариантом подключения исполнителей:


По умолчанию в задаче, как и раньше, одновременно присутствует несколько исполнителей, вне зависимости от порядка принятия ими задачи. Но теперь есть возможность изменить это правило и сразу (при создании задачи или даже в шаблоне) задать нужный принцип работы:

Поиск проектов
Мы запустили его непосредственно перед выходом нового релиза, поэтому думаю будет не лишним проанонсировать его еще и здесь: теперь глобальный поиск работает в том числе и по названиям проектов:


Вот и все по основным нововведениям. Как обычно, есть еще куча мелочей и исправления багов, но оставим их за кадром. В ближайшие дни и недели мы будем следить за тем, как будет воспринят новый релиз, какие ошибки всплывут по горячим следам, так что не стесняйтесь, пишите - ваши отзывы и предложения традиционно очень важны для нас.

dm_200_200
  Дмитрий Гончаренко
   Команда ПланФикса





  • 1
Всегда радуюсь обновлениям! Спасибо за вашу работу, мы ее очень ценим!
Ждем с нетерпением кейсов по кастомным полям - с ними гораздо нагляднее будет обучение.

Ох! Наконец-то! Сегодня случайно заметил кастомные поля в задаче - порадовался, думаю как это я раньше их не заметил :) А релиз то вот он оказывается, только что был :)

Еще очень жду
"Настраиваемые столбцы в списках. Добавили вы, к примеру, экспедитора и хочется видеть его сразу в списке задач отдельным столбцом. Да и стандартные поля задач часто просят вывести в столбик - аудитора, к примеру, или контрагента."

Очень не хватает!! Не откладывайте сильно далеко :)

Присоединяюсь к настройке списков. Или как вариант добавить групповое изменение задач в отчетах. Сейчас если мне нужен определенный список задач, я создаю новый отчет, но неудобство заключается в том, что изменить, например статус задачи я могу только в списке задач, поэтому открываю два окна и вручную нахожу в списке, задачи выведенные в отчете, потом изменяю.

Согласен, что настраиваемые списки штука нужная. А вот насчет отчетов не очень понял - ведь можно прямо в отчете кликать на название задачи и открывать ее в новом окне, зачем искать в списке?

И вот еще подумал о таком варианте: может, задачи лучше отбирать фильтрами, а не отчетами? Тогда и массовые действия с ними будет удобно проводить.

Да это так. Я так и делаю. Просто когда задач больше 10 каждую открывать в отдельном окне - гемор, я настраиваю пользуюсь фильтрами списка, отмечаю галками нужные задачи и меняю статус.
Проблема с фильтрами в том что там настройки беднее чем в отчетах, все равно приходится визуально идентифицировать задачи и отмечать их галочкой.

Ага, и тут мы опять возвращаемся к вопросу о настраиваемых столбцах в списке задач :) Теперь мне все понятно, спасибо.

Было бы круто если бы формы списков можно было бы настраивать так же гибко (или даже по тому же принципу) как и отчеты, с группировками по проекту, исполнителю и т.п.
В этом случае функционал "Сохраненные фильтры" потерял бы актуальность, или точнее сохраненные фильтры включали бы в себя не только сами отборы но и структуру списка.

Сохраненные фильтры будут включать в себя в том числе и структуру списка, так и планируется.

1. Прошу в кейсах рассмотреть пример управления и доступа к Входящим/Исходящим документам уровня компании - эта задача имеется практически у каждой активной бизнес-структуры.

2. Настраиваемые колонки в списках - маст-хэв-ин-да-ниарэст-фьюча.

Большое спасибо!

Edited at 2014-05-06 10:28 (UTC)

Денис, по первому пункту нужно описание как это происходит в жизни, а то не очень понятно.

Вкратце, так:

1. Секретарю компании АБЦ (или тому, кто эти обязанности выполняет) поступает письменный документ (может прийти по обычной почте, может принести кто-то не из компании - курьер, напр, или сотрудник др.компании, может принести сотрудник АБЦ).

2. Далее Секретарь сортирует:
если документ поступил на имя кого-то из компании или просто общий запрос в компанию, типа, To whom it may concern, то он - Входящий.
если документ необходимо направить внешнему по отношению АБЦ адресату, он - Исходящий.

3. На Входящий документ ставится оттиск штампа (во как я загнул :), куда вписывается порядковый входящий номер (он берется из базы номеров входящих, за этой базой следит Секретарь), дата, время и ФИО Секретаря или лица.
Далее, Входящий сканируется.
Далее, в базу документов (например, ее ведут в ПФ) вносятся сведения о входящем доке с его сканом, возможно, инфо о том, кому этот документ передан на рассмотрение и решение по нему, возможно, его новый статус.
Входящий зафиксирован Секретарем, как бы, стоп.

4. В исходящий документ вписывается порядковый исходящий номер и дата (он берется из базы номеров исходящих, за этой базой следит Секретарь).
Далее, исходящий сканируется.
Далее, в базу документов (например, ее ведут в ПФ) вносятся сведения об исходящем доке с его сканом, возможно, инфо об отправителе, адресате.
Далее, исходящий кладется в стопочку писем на отправку и кто-то должен это письмо отправить или обычной почтой или экспресс-почтой или курьером.
После фактической отправке, Секретарь или лицо фиксирует статус и доп.сведения (напр., номер экспресс-отправке для отслеживания).
Исходящий зафиксирован Секретарем, как бы, стоп.

5. Нужно, чтобы в любой момент, какой-то определенный круг лиц мог посмотреть входящие, исходящие.

Edited at 2014-05-06 13:23 (UTC)

Спасибо, более-менее понятно, беру в копилку.

Попробую реализовать этот кейс.

Добавлю после пары часов исследований, что структура созданного шаблона не сохранилась?!
Создал тикет.

Я так давно ждал и жаждал кастомных полей! Интерфейс просто супер!
Афигенное обновление, пять балов!
Ощущаю как моя жизнь налаживается ))

Обязательный параметр для кастомного поля

Раз уж случилось то, чего так долго ждали (появление своих полей в шаблонах задач), то неплохо было бы добавить и кастомные настройки обязательности полей.
Поясню о чем речь: мне очень важно, чтобы при постановке задач ВСЕГДА был указан срок начала и конца задачи. Понимаю, что это может быть специфично только для меня и что Задача - сущность, которая может и не иметь сроков. Но если уж можно кастомизировать задачи, то было бы здорово и кастомизировать обязательность. И не только для своих полей, но и для стандартных. Насколько это возможно?

Re: Обязательный параметр для кастомного поля

Этот параметр мы обязательно реализуем, есть такие планы.

Для кастомных полей он есть и сейчас, находится в меню, которое появляется по клику на поле: http://joxi.ru/goVwUxjKTJCRQi-aPlY

Для системных сложнее, нужна отдельная реализация для каждого поля, поэтому с ней придется подождать. С датами отдельная песня - они одним блоком, поэтому непонятно как должен работать этот параметр на уровне блока. Фактически получается, что никак - надо дробить блок и устанавливать параметр на каждую дату в отдельности, а это еще сложнее.

Edited at 2014-05-12 08:27 (UTC)

Re: Обязательный параметр для кастомного поля

Эх, конечно жаль, что в стандартных "Датах" сделать это не получится... В кастомных параметрах даже близко такого нет. Вот, наверное, когда появится возможность делать расчетные поля, то тогда можно было бы сделать так, как мне нужно. Если конечно же получится задавать значение поля для стандартных дат. Я бы тогда ввел бы два своих обязательных поля "Начало задачи" и "Конец задачи". Потом сделал бы установку этих значений в полях стандартного параметра "Дата". А само стандартное поле "Дата" скрыл бы из задачи. Конечно, получается велосипед с тремя педалями. Хотелось бы верить что существует более изящное решение.

Re: Обязательный параметр для кастомного поля

И, насколько я понимаю, раньше же было так, что установка дат в задачах была обязательной. Или я что-то путаю?

Re: Обязательный параметр для кастомного поля

Может быть на самой заре, теперь даже вспомнить сложно :)

Вообще мы эволюционно пришли к тому, что на любой запрет рано или поздно находится реальная ситуация, в которой он мешает. Поэтому теперь мы стараемся встраивать в логику минимум таких запретов. Идеально, когда администратор аккаунта сам может настроить систему удобным образом - Ваш запрос на установку запрета создания задач без дат полностью укладывается в этот подход. Вне зависимости от сложности реализации, мы неизбежно придем к этому - просто потому, что так правильно.

  • 1