ПланФикс (planfix) wrote,
ПланФикс
planfix

Category:

Февральский релиз 2014: быстропоиск, участники задачи и прочие новости

Прикинув объем запланированных на очередной релиз задач, мы трезво оценили сроки и решили разбить его на два релиза поменьше. Сегодня я знакомлю вас с новинками первой части этого релиза - они не столь революционны, как кастомные поля, которые будут запущены во второй части, но наверняка добавят вам удобства и гибкости в работе.

Быстропоиск
Поиск в виде фильтра по названию объекта есть практически в каждом разделе ПланФикса, и вы наверняка им пользуетесь. Есть у нас и “большой” поиск, окошко которого постоянно присутствует в верхней правой части экрана:


И вы наверняка пользовались им реже - у меня, например, было именно так. Чем же был этот поиск для меня неудобен?
1. Он не включал в себя данных за сегодняшний день. Индексация проводилась раз в сутки, ночью, поэтому введенные сегодня данные можно было найти в поиске только завтра.
2. Результаты выводились в текущем окне - а часто бывает необходимо найти что-то, не закрывая задачу.
3. В результатах поиска вперемешку выводились задачи, действия, контакты, файлы… А ведь я ищу что-то конкретное.

Я не один такой уникал - разные пользователи в разное время сообщали нам об этих и других недостатках поиска. Помимо этого, ночная индексация серьезно перегружала сервера ПланФикса, что несколько раз даже приводило к остановке сервиса. В итоге мы поняли, что для поиска настало время новой жизни.

Как теперь работает поиск:
1. Новые данные индексируются в реальном времени, поэтому введенная информация становится доступна в поиске сразу после добавления.
2. Результаты появляются во всплывающем окне, текущее окно и информация в нем остаются без изменений. Это позволяет найти нужный объект и при желании открыть его в новой вкладке.
3. Результаты поиска разбиты по типам объектов:


По каждому из объектов (в нашем примере: Задача, Файл, Действие) выводится по паре первых результатов и есть возможность загрузить дополнительные результаты. Это дает возможность быстро сориентироваться в поисковой выдаче: если вы ищете задачу, то нажмете на “Еще результаты” в этом блоке и получите дополнительную порцию.

Также обратите внимание на возможность сортировки результатов:


Если выбрана сортировка по дате, то первыми будут выдаваться наиболее свежие данные. Сортировка настраивается для каждого объекта отдельно и запоминается - т.е. в следующий раз поиск по задачам тоже выдаст в первую очередь недавно созданные задачи.

Еще один важный момент, связанный с поиском: как и ранее, мы используем механизм, который работает по принципу “больших” поисковых машин - Гугла, Яндекса и т.п. Он учитывает морфологию слов и поддерживает дополнительные опции, которыми можно и нужно пользоваться.

Пример учета морфологии виден на первом скриншоте: в строке запроса я набрал слово “поиск”, а в результатах получил и “поиск”, и “поиска”, и “поиском” (они выделены жирным). Это здоровская штука, она помогает находить задачи даже по приблизительному описанию того, о чем в них шла речь. Минус у морфологического подхода тоже есть - в нем не работает поиск по части слова, и этим он принципиально отличается от поиска внутри разделов ПланФикса: те хоть и туповаты по сравнению со старшим братом, но, в лучших традициях американских фильмов, тоже находят свое место под солнцем.

Теперь про опции. В основном ими, конечно, мало кто пользуется, но как минимум две из них стоят того, чтобы их освоить:

  • минус-слова: если ввести в строку поиска запрос “заявка -оплата”, то найдутся задачи с упоминанием заявок, но заявок на оплату в них не будет;

  • словосочетание: заключите свой запрос в кавычки “заявка на оплату” и получите в поиске только те задачи, которые содержат именно такое словосочетание.

Про поиск вроде бы все. Наверняка у вас появятся вопросы и предложения по этому поводу - пишите, обсудим, что-то может даже получится доделать по горячим следам, не откладывая в долгий ящик.

Да, еще один важный момент: сразу после апдейта ПланФикса на новый релиз, поиск какое-то время работать не будет, т.к. будет происходить реиндексация всех аккаунтов ПланФикса. Мы рассчитываем, что все это закончится в течение одного рабочего дня, но все равно я считаю нужным вас предупредить.

Участники задачи
С давних пор в задачах ПланФикса использовались две основные роли: Постановщик и Исполнитель. По большому счету, их достаточно - кто-то ставит задачи, а кто-то их исполняет. Но часто бывает так, что для обсуждения задачи необходимо привлекать дополнительных людей, которые вроде бы и не отвечают за ее исполнение, но их участие непосредственно на него влияет.

До сих пор единственным вариантом привлечь человека к работе над задачей было добавление его исполнителем. Это решало проблему, но влекло за собой определенные неудобства:

  • не всегда понятно, кто конкретно отвечает за исполнение задачи, а значит есть соблазн отморозиться и сделать круглые глаза: “Ой, а разве за мной остановка?”;

  • у привлеченного человека задача появлялась во Входящих и мешалась среди задач, в которых он был реальным исполнителем.

Теперь все изменилось - в ПланФиксе появилась дополнительная роль под названием “Участник”:

Участник похож на Исполнителя: он имеет доступ к задаче и может оставлять в ней комментарии. Но есть и важные отличия:

  • участник не может редактировать задачу;

  • участник не может менять сроки и статус задачи;

  • у участника задача не появляется во “Входящих”.

Отбирать задачи с определенными участниками можно в фильтрах, отчетах и настройках Планировщика - это позволяет использовать новую роль в разных применениях. Вообще, мы рекомендуем воспользоваться этим случаем и пересмотреть привычные паттерны поведения: будет хорошо и правильно, если вы привыкнете основное количество задействованных сотрудников добавлять в участники, а в исполнителях оставлять только того, кто реально отвечает за выполнение задачи. В идеале, это всегда один человек.

Почему один исполнитель в задаче это правильно? Такой подход дает возможность в любой момент времени понимать, кто ответственен за выполнение задачи, на чьей стороне мяч. Это особенно актуально для задач, которые подразумевают работу нескольких исполнителей поочередно: в процессе “передачи мяча” предыдущий исполнитель добавляет себя в участники, а исполнителем делает того, кто работает над задачей на следующем этапе. Если ты являешься исполнителем - значит следующий ход точно за тобой и нечего ждать каких-то движений от коллег.

Для удобства перемещения сотрудников между списками участников и исполнителей, мы добавили следующую логику:

  • если пользователь добавляется в исполнители - он автоматом убирается из участников;

  • если пользователь добавляется  в участники -он автоматом убирается из исполнителей.

Над удобством работы этих операций мы еще будем работать - есть несколько идей, которые мы не успели реализовать. Вы тоже можете поучаствовать в улучшении этого функционала своим тестированием и советами, нам это очень поможет.

Обновленная карточка проекта и участники проекта по-умолчанию
Мы планомерно обновляем интерфейс ПланФикса, и в этом небольшом релизе мы взялись за карточку проекта. Пока существенных изменений в ней вы не заметите, разве что мы избавились от вкладок и теперь при создании проекта вся информация о нем помещается в одном окне:


Из нововведений стоит обратить внимание на участников проекта по-умолчанию:

Пользователи, добавленные в этот список, при создании задач в данном проекте будут по-умолчанию предлагаться в качестве участников. Автор задачи сможет по своему усмотрению отредактировать этот список - то есть,логика работы тут точно такая же, как в случае с исполнителями по-умолчанию.

В список участников задачи по-умолчанию можно добавлять как сотрудников компании, так и представителей внешних контрагентов, имеющих доступ в ваш аккаунт ПланФикса.

Важный момент: добавление пользователя в этот список не означает автоматического предоставления ему доступа ко всем задачам проекта.

Обратите внимание на чекбокс “Добавить ко всем существующим задачам проекта” - он будет актуален, если вы соберетесь добавить участников к проекту, в котором уже есть задачи. Функционал этого чекбокса аналогичен массовым действиям с задачами - если вы его активируете, то ПланФикс пройдется по всем активным задачам проекта и добавит к ним этот набор участников - и только в таком случае они получат доступ к этим задачам.

“Уведомить об этом” по-новому
До этого момента выбор пользователей в блоке “Уведомить об этом” для задач с большим количеством участников выглядел таким образом:


Этот интерфейс вызывал много нареканий и мы давно хотели его изменить. Теперь этот интерфейс выглядит почти также, как его младший брат, но с некоторыми дополнительными функциями:


Здесь можно выбрать нужных пользователей персонально, а можно всем списком:

Для поиска нужного участника можно использовать прокрутку или строку поиска:


На скриншотах выглядит более громоздко, но на наш взгляд, работать с новым интерфейсом стало удобней. Мы готовы и дальше улучшать юзабильность этого интерфейса, так что ждем ваших предложений.

Редактирование файлов в онлайне
Раздел “Документы” продолжает развиваться: в этом релизе мы добавили возможность редактирования файлов без загрузки, при помощи инструментов Google Drive:



Редактировать можно файлы Microsoft Word и Microsoft Excel разных версий. Для того, чтобы получить возможность редактирования, необходимо:

  • иметь учетную запись Google;

  • иметь доступ к редактированию данного файла в ПланФиксе.

По-умолчанию, доступ к редактированию загруженного в ПланФикс файла имеет только пользователь, который его загрузил, и администратор аккаунта. Дать доступ на редактирование другим пользователям можно прямо в окне просмотра файла:



Доступ к файлам ПланФикса для внешних пользователей
Обратите внимание на последний блок в окне настройки доступа к файлу:


Вы можете дать доступ к этому файлу пользователям, которые не подключены к вашему аккаунту ПланФикса. Активировав чекбокс, вы получаете ссылку, которую можно отправлять по емейлу или другим образом - получатель сможет скачать файл по этой ссылке.

Публичный доступ можно отменить или перегенерировать ссылку, если она скомпрометирована.

Вот и все на сегодня.
Релиз получился вроде бы и небольшой, но мы затронули сразу несколько важных аспектов работы ПланФикса, так что будем благодарны за замеченные баги и неудобства, которые постараемся оперативно исправить.

В заключение напомню: во второй части релиза (его придется подождать до весны) ждите появления в ПланФиксе настраиваемых полей для задач.

Дополнение от 18.02.2014:
Уже после выхода релиза мы добавили по вашим пожеланиям две полезные штуки:




1. Поиск работает, даже если вы ошиблись с раскладкой, когда набирали запрос
2. Появился блок "Сотрудники", так что теперь можно быстро перейти на нужного сотрудника, используя поиск. А еще, мы разместили прямо в выдаче удобные ссылки на его задачи, действия и отчеты по его деятельности. В общем, стараемся экономить вам клики :)

dm_200_200
  Дмитрий Гончаренко
   Команда ПланФикса

Tags: ПланФикс, доступ к файлам, поиск, редактирование файлов, уведомить об этом, участники задачи, файлы
Subscribe

  • Блог переехал на новый адрес

    Друзья, с сегодняшнего дня блог ПланФикса переехал на новый адрес: blog.planfix.ru. Основная причина переезда — недоступность блога по…

  • Июньский релиз 2014: новый интерфейс работы с проектами

    Сегодня, пока Россия празднует свой день, мы провели очередное обновление ПланФикса. В этом релизе основная часть работ велась над “подводной…

  • Календарь платежей

    Сегодня я решил рассказать вам еще об одном примере использования кастомных полей, на этот раз в связке с отчетами. В лучших традициях…

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 19 comments

  • Блог переехал на новый адрес

    Друзья, с сегодняшнего дня блог ПланФикса переехал на новый адрес: blog.planfix.ru. Основная причина переезда — недоступность блога по…

  • Июньский релиз 2014: новый интерфейс работы с проектами

    Сегодня, пока Россия празднует свой день, мы провели очередное обновление ПланФикса. В этом релизе основная часть работ велась над “подводной…

  • Календарь платежей

    Сегодня я решил рассказать вам еще об одном примере использования кастомных полей, на этот раз в связке с отчетами. В лучших традициях…