?

Log in

No account? Create an account
планфикс planfix

planfix


Официальный блог сервиса ПланФикс (planfix.ru)

ПланФикс позволяет управлять коллективной работой в бизнесе, организации, сообществе


Previous Entry Поделиться Next Entry
Февральский релиз 2014: быстропоиск, участники задачи и прочие новости
планфикс planfix
planfix
Прикинув объем запланированных на очередной релиз задач, мы трезво оценили сроки и решили разбить его на два релиза поменьше. Сегодня я знакомлю вас с новинками первой части этого релиза - они не столь революционны, как кастомные поля, которые будут запущены во второй части, но наверняка добавят вам удобства и гибкости в работе.

Быстропоиск
Поиск в виде фильтра по названию объекта есть практически в каждом разделе ПланФикса, и вы наверняка им пользуетесь. Есть у нас и “большой” поиск, окошко которого постоянно присутствует в верхней правой части экрана:


И вы наверняка пользовались им реже - у меня, например, было именно так. Чем же был этот поиск для меня неудобен?
1. Он не включал в себя данных за сегодняшний день. Индексация проводилась раз в сутки, ночью, поэтому введенные сегодня данные можно было найти в поиске только завтра.
2. Результаты выводились в текущем окне - а часто бывает необходимо найти что-то, не закрывая задачу.
3. В результатах поиска вперемешку выводились задачи, действия, контакты, файлы… А ведь я ищу что-то конкретное.

Я не один такой уникал - разные пользователи в разное время сообщали нам об этих и других недостатках поиска. Помимо этого, ночная индексация серьезно перегружала сервера ПланФикса, что несколько раз даже приводило к остановке сервиса. В итоге мы поняли, что для поиска настало время новой жизни.

Как теперь работает поиск:
1. Новые данные индексируются в реальном времени, поэтому введенная информация становится доступна в поиске сразу после добавления.
2. Результаты появляются во всплывающем окне, текущее окно и информация в нем остаются без изменений. Это позволяет найти нужный объект и при желании открыть его в новой вкладке.
3. Результаты поиска разбиты по типам объектов:


По каждому из объектов (в нашем примере: Задача, Файл, Действие) выводится по паре первых результатов и есть возможность загрузить дополнительные результаты. Это дает возможность быстро сориентироваться в поисковой выдаче: если вы ищете задачу, то нажмете на “Еще результаты” в этом блоке и получите дополнительную порцию.

Также обратите внимание на возможность сортировки результатов:


Если выбрана сортировка по дате, то первыми будут выдаваться наиболее свежие данные. Сортировка настраивается для каждого объекта отдельно и запоминается - т.е. в следующий раз поиск по задачам тоже выдаст в первую очередь недавно созданные задачи.

Еще один важный момент, связанный с поиском: как и ранее, мы используем механизм, который работает по принципу “больших” поисковых машин - Гугла, Яндекса и т.п. Он учитывает морфологию слов и поддерживает дополнительные опции, которыми можно и нужно пользоваться.

Пример учета морфологии виден на первом скриншоте: в строке запроса я набрал слово “поиск”, а в результатах получил и “поиск”, и “поиска”, и “поиском” (они выделены жирным). Это здоровская штука, она помогает находить задачи даже по приблизительному описанию того, о чем в них шла речь. Минус у морфологического подхода тоже есть - в нем не работает поиск по части слова, и этим он принципиально отличается от поиска внутри разделов ПланФикса: те хоть и туповаты по сравнению со старшим братом, но, в лучших традициях американских фильмов, тоже находят свое место под солнцем.

Теперь про опции. В основном ими, конечно, мало кто пользуется, но как минимум две из них стоят того, чтобы их освоить:

  • минус-слова: если ввести в строку поиска запрос “заявка -оплата”, то найдутся задачи с упоминанием заявок, но заявок на оплату в них не будет;

  • словосочетание: заключите свой запрос в кавычки “заявка на оплату” и получите в поиске только те задачи, которые содержат именно такое словосочетание.

Про поиск вроде бы все. Наверняка у вас появятся вопросы и предложения по этому поводу - пишите, обсудим, что-то может даже получится доделать по горячим следам, не откладывая в долгий ящик.

Да, еще один важный момент: сразу после апдейта ПланФикса на новый релиз, поиск какое-то время работать не будет, т.к. будет происходить реиндексация всех аккаунтов ПланФикса. Мы рассчитываем, что все это закончится в течение одного рабочего дня, но все равно я считаю нужным вас предупредить.

Участники задачи
С давних пор в задачах ПланФикса использовались две основные роли: Постановщик и Исполнитель. По большому счету, их достаточно - кто-то ставит задачи, а кто-то их исполняет. Но часто бывает так, что для обсуждения задачи необходимо привлекать дополнительных людей, которые вроде бы и не отвечают за ее исполнение, но их участие непосредственно на него влияет.

До сих пор единственным вариантом привлечь человека к работе над задачей было добавление его исполнителем. Это решало проблему, но влекло за собой определенные неудобства:

  • не всегда понятно, кто конкретно отвечает за исполнение задачи, а значит есть соблазн отморозиться и сделать круглые глаза: “Ой, а разве за мной остановка?”;

  • у привлеченного человека задача появлялась во Входящих и мешалась среди задач, в которых он был реальным исполнителем.

Теперь все изменилось - в ПланФиксе появилась дополнительная роль под названием “Участник”:

Участник похож на Исполнителя: он имеет доступ к задаче и может оставлять в ней комментарии. Но есть и важные отличия:

  • участник не может редактировать задачу;

  • участник не может менять сроки и статус задачи;

  • у участника задача не появляется во “Входящих”.

Отбирать задачи с определенными участниками можно в фильтрах, отчетах и настройках Планировщика - это позволяет использовать новую роль в разных применениях. Вообще, мы рекомендуем воспользоваться этим случаем и пересмотреть привычные паттерны поведения: будет хорошо и правильно, если вы привыкнете основное количество задействованных сотрудников добавлять в участники, а в исполнителях оставлять только того, кто реально отвечает за выполнение задачи. В идеале, это всегда один человек.

Почему один исполнитель в задаче это правильно? Такой подход дает возможность в любой момент времени понимать, кто ответственен за выполнение задачи, на чьей стороне мяч. Это особенно актуально для задач, которые подразумевают работу нескольких исполнителей поочередно: в процессе “передачи мяча” предыдущий исполнитель добавляет себя в участники, а исполнителем делает того, кто работает над задачей на следующем этапе. Если ты являешься исполнителем - значит следующий ход точно за тобой и нечего ждать каких-то движений от коллег.

Для удобства перемещения сотрудников между списками участников и исполнителей, мы добавили следующую логику:

  • если пользователь добавляется в исполнители - он автоматом убирается из участников;

  • если пользователь добавляется  в участники -он автоматом убирается из исполнителей.

Над удобством работы этих операций мы еще будем работать - есть несколько идей, которые мы не успели реализовать. Вы тоже можете поучаствовать в улучшении этого функционала своим тестированием и советами, нам это очень поможет.

Обновленная карточка проекта и участники проекта по-умолчанию
Мы планомерно обновляем интерфейс ПланФикса, и в этом небольшом релизе мы взялись за карточку проекта. Пока существенных изменений в ней вы не заметите, разве что мы избавились от вкладок и теперь при создании проекта вся информация о нем помещается в одном окне:


Из нововведений стоит обратить внимание на участников проекта по-умолчанию:

Пользователи, добавленные в этот список, при создании задач в данном проекте будут по-умолчанию предлагаться в качестве участников. Автор задачи сможет по своему усмотрению отредактировать этот список - то есть,логика работы тут точно такая же, как в случае с исполнителями по-умолчанию.

В список участников задачи по-умолчанию можно добавлять как сотрудников компании, так и представителей внешних контрагентов, имеющих доступ в ваш аккаунт ПланФикса.

Важный момент: добавление пользователя в этот список не означает автоматического предоставления ему доступа ко всем задачам проекта.

Обратите внимание на чекбокс “Добавить ко всем существующим задачам проекта” - он будет актуален, если вы соберетесь добавить участников к проекту, в котором уже есть задачи. Функционал этого чекбокса аналогичен массовым действиям с задачами - если вы его активируете, то ПланФикс пройдется по всем активным задачам проекта и добавит к ним этот набор участников - и только в таком случае они получат доступ к этим задачам.

“Уведомить об этом” по-новому
До этого момента выбор пользователей в блоке “Уведомить об этом” для задач с большим количеством участников выглядел таким образом:


Этот интерфейс вызывал много нареканий и мы давно хотели его изменить. Теперь этот интерфейс выглядит почти также, как его младший брат, но с некоторыми дополнительными функциями:


Здесь можно выбрать нужных пользователей персонально, а можно всем списком:

Для поиска нужного участника можно использовать прокрутку или строку поиска:


На скриншотах выглядит более громоздко, но на наш взгляд, работать с новым интерфейсом стало удобней. Мы готовы и дальше улучшать юзабильность этого интерфейса, так что ждем ваших предложений.

Редактирование файлов в онлайне
Раздел “Документы” продолжает развиваться: в этом релизе мы добавили возможность редактирования файлов без загрузки, при помощи инструментов Google Drive:



Редактировать можно файлы Microsoft Word и Microsoft Excel разных версий. Для того, чтобы получить возможность редактирования, необходимо:

  • иметь учетную запись Google;

  • иметь доступ к редактированию данного файла в ПланФиксе.

По-умолчанию, доступ к редактированию загруженного в ПланФикс файла имеет только пользователь, который его загрузил, и администратор аккаунта. Дать доступ на редактирование другим пользователям можно прямо в окне просмотра файла:



Доступ к файлам ПланФикса для внешних пользователей
Обратите внимание на последний блок в окне настройки доступа к файлу:


Вы можете дать доступ к этому файлу пользователям, которые не подключены к вашему аккаунту ПланФикса. Активировав чекбокс, вы получаете ссылку, которую можно отправлять по емейлу или другим образом - получатель сможет скачать файл по этой ссылке.

Публичный доступ можно отменить или перегенерировать ссылку, если она скомпрометирована.

Вот и все на сегодня.
Релиз получился вроде бы и небольшой, но мы затронули сразу несколько важных аспектов работы ПланФикса, так что будем благодарны за замеченные баги и неудобства, которые постараемся оперативно исправить.

В заключение напомню: во второй части релиза (его придется подождать до весны) ждите появления в ПланФиксе настраиваемых полей для задач.

Дополнение от 18.02.2014:
Уже после выхода релиза мы добавили по вашим пожеланиям две полезные штуки:




1. Поиск работает, даже если вы ошиблись с раскладкой, когда набирали запрос
2. Появился блок "Сотрудники", так что теперь можно быстро перейти на нужного сотрудника, используя поиск. А еще, мы разместили прямо в выдаче удобные ссылки на его задачи, действия и отчеты по его деятельности. В общем, стараемся экономить вам клики :)

dm_200_200
  Дмитрий Гончаренко
   Команда ПланФикса


  • 1
Не знаю, что ответить на это, кроме встречного "Спасибо!" :)

так вот почему по утрам не работал ПФ :)

Ну вы даёте!

Какая приятная неожиданность, в хорошем смысле слова.
Поиск!!!

Re: Ну вы даёте!

Да вот, решили променять неприятные неожиданности, в виде выпадания сервера в осадок после ночной индексации, на эту приятную :)

Раздел документы очень нравится, давно ждал этого. Но вот бы еще возможность эти документы размещать в качестве полей справочников.

Обязательно появится такая возможность.

Не очень понятно, как использовать участников. Получается, что если я добавляю участника к задаче, то сам участник об этом даже не догадается :) Может быть оставить уведомления и сделать дополнительную группу задач, в которой будут отображаться задачи, где пользователь является участником.(в дополнение к входящие/исходящие/...).

Re: Участники

Уведомления мы решили не слать, чтобы не задалбывать участников - все-таки, они в задаче не главные. Подумали, что всегда можно создать какое-нибудь вводное действие и уведомить участников, если это нужно - ну типа "Коллеги, поучаствуйте, пожалуйста, в обсуждении".

Про системные дополнительные списки не думали - сразу как-то решили, что в фильтрах каждый сам себе настроит, если нужно. Хотя может и стоит. Посоветуемся.

Новый функционал порадовал, об участниках думал, их в задачах как раз не хватало. В быстропоиске все супер, а можно бы еще кнопочку очистки поля? Статусы задач не редактируются как справочник, там казалось бы и так их достаточно, но вот мне не хватает статуса "Ожидание".
В целом же за вашу работу огромное спасибо! Лучший SaaS и русский, я просто горд за вас, ребята!

Edited at 2014-02-05 09:33 (UTC)

Re: Читаете мысли

Спасибо :)

>> а можно бы еще кнопочку очистки поля?
- там есть крестик, он правда и окошко поиска сворачивает тоже. Но как-то еще одна кнопочка там будет рябить, нет?

>> Статусы задач не редактируются как справочник, там казалось бы и так их достаточно, но вот мне не хватает статуса "Ожидание"
- они редактируются, просто в разделе Кастомизация - вот ссылка на справку. Мы себе тоже подобавляли разных :)

Re: Читаете мысли

>> там есть крестик, он правда и окошко поиска сворачивает тоже
- Да, есть, все отлично сделано, это в поиске в задачах нет

Re: Читаете мысли

Ага, об этом я и не подумал. Правильное замечание, ставлю задачу, сделаем, спасибо.

Спасибо за "Участников"!

Спасибо за добавление роли "Участники"! Давно ждал этого функционала. Теперь пользователи не будут жаловаться на бесконечные уведомления которые приходили им как аудиторам и можно дальше планомерно внедрять ПФ в работу.

Re: Спасибо за "Участников"!

Да, штука была наболевшая, давно мы хотели ее сделать - и вот это время пришло.

участники

Есть еще одно пожелание по поводу назначения участников и исполнителей к задаче. Иногда нужно назначить не персонально ответственного по задаче а некую группу пользователей. Таким образом уведомить каждого из них о возможной новой задаче. При этом, предпологается что у задачи будет только один исполнитель, т.е. Любой из тех кто первый кликнет принять задачу. А остальные соответственно уже будут в пролете. Это актуально например при работе с фрилансерами когда оплата производится посдельно в этом случае у исполнителей есть конкуренция за задачи. Сейчас если назначить в качестве исполнителя группу, то задачу смогут принять все её члены, таким образом у задачи будет несколько исполнителей, что не правильно. Приходится первому кто откликнулся изменять исполнителя. Но это не удобно, поскольку чел может не обратить внимание что задача групповая и таким образом она продолжит висеть как новая у остальных.
Я думаю что на уровне интерфейса достаточно доработать галочку при выборе группы в качестве исполнителя, типа: 'для любого из группы'

Re: участники

Вообще в другой программе видел что эта функциональность реализуется через роли проекта. Т.е. В проекте есть роли дизайнеры консультанты программисты и т.п. И задачу можно назначить на опред. роль каждый участник проекта тоже имеет роль. Это актуально когда принципе не важно кто конкретно будет делать задачу. Поэтому нужно чтобы она была видна только у некоторых пользователей. Ну это если захотите заморочится.

Re: участники

Да, действительно достаточно часто встречается такой кейс. Мы уже какое-то время назад решили сделать подобную логику для его реализации, так что осталось только дождаться.

  • 1