ПланФикс (planfix) wrote,
ПланФикс
planfix

Category:

Учет расчетов с клиентами в ПланФиксе

UPDATE от 09-12-2014: С обновленной версией этого кейса вы можете ознакомиться в новом блоге ПланФикса, вот прямая ссылка на нужную запись: Учет расчетов с клиентами в ПланФиксе 2014.

***

ПланФикс разрабатывается в студии ilogik.com. У студии есть руководитель. И, как это часто бывает у руководителей, помимо интересной работы у него есть еще и набор головных болей, одна из которых называется «учет расчетов с клиентами». Но наш Михаил не любит головную боль, поэтому он взял и настроил себе учет расчетов с клиентами с помощью аналитики ПланФикса.

Что же сделал этот хитрый человек?

Первым делом он создал 4 вида аналитики:

1. Планируемое поступление. Аналитику этого типа он вносит, когда договаривается с клиентом о стоимости работ, которые мы для него проводим. Аналитика выглядит так:




2. Фактическое поступление. Эту аналитику он вносит, когда на счет компании поступают деньги. Выглядит она так:




3. Акт. Эту аналитику он вносит, когда получает подписанный клиентом акт выполненных работ. Вот как она выглядит:





4. Накладная. Почти то же самое, что Акт, просто иногда студия выполняет для клиентов заказ «под ключ», завершающийся передачей готовой продукции (например, календарей или открыток). Факт передачи фиксируется накладной, информацию о закрытой накладной Михаил вносит в ПланФикс с помощью этой аналитики:



Все приведенные скриншоты показывают, как выглядит аналитика в процессе ее создания. Аналитики создаются один раз, а используются потом очень долго.

Теперь давайте посмотрим, как выглядит работа в типовом проекте, например по разработке календаря.
После стартовой встречи, на которой решается, что «заказу – быть», в ПланФиксе под него создается новый проект. В проекте создается как минимум одна задача, в которой назначаются встречи, фиксируются результаты переговоров, а если клиент подключен к ПланФиксу, то и ведутся сами переговоры с ним.

Как только достигается договоренность о стоимости заказа, она фиксируется в отдельном действии. Тем, кто пока не знает, как в ПланФиксе добавляется аналитика, покажу поподробнее:

o    Создаем новое действие в задаче




o    В комментарии при необходимости пишем детали договоренности, затем добавляем аналитику:



nbsp;     
Вот как выглядит в ленте действий и комментариев введенное нами действие:





Аналитику можно развернуть и увидеть подробности – конечно, если у вас есть к ней доступ:




Продолжаем. Разработка календаря идет своим чередом, в проекте создаются новые задачи, выкладываются на утверждение файлы, и рано или поздно наступает час расплаты :) Когда от клиента приходят деньги, Михаил добавляет действие с аналитикой «Фактическое поступление». Оплата может приходить частями, поэтому он не особо заморачивается сверкой, а просто вносит то, что видит в банковской выписке:




•    Чуть раньше или чуть позже момента поступления денег, мы выписываем и передаем клиенту Акт выполненных работ. Наш бухгалтер очень не любит, когда к нему не доходит подписанный клиентом акт, поэтому и была введена аналитика «Акт». Как только Михаил получает от клиента подписанный акт, он сразу вносит информацию об этом в ПланФикс:




С накладной – та же история: получили от клиента подписанный экземпляр и внесли информацию об этом в ПланФикс.


А теперь давайте посмотрим для чего все это делается.

В любой момент времени наш директор может запустить сделанный им отчет «Оплата за проекты» и увидеть такую вот табличку:





Даже в таком свернутом виде сразу видно:

•    кто из клиентов рассчитался полностью
•    сколько денег мы должны будем еще получить
•    есть ли незакрытые актами или накладными суммы

При необходимости данные по каждому проекту можно развернуть и посмотреть подробную информацию по задачам и действиям, в которых вносилась аналитика:




Прямо из отчета можно перейти на нужное действие, посмотреть что происходило в то время, а при необходимости – откорректировать его.

Если вы захотите настроить такой отчет для себя – вот ссылка на скриншот с «внутренней кухней» отчета.
В посте про настройку своей системы оплаты труда я подробно описывал процесс создания отчета в ПланФиксе, почитайте если что.

Что в итоге получил наш руководитель с помощью такого нехитрого инструмента:

1.    Теперь он всегда знает, сколько денег он должен получить в ближайшем будущем, и по каким проектам.
2.    Он легко отслеживает текущее состояние расчетов с любым клиентом, даже если оплата по проекту производится несколькими транзакциями или наоборот, одной платежкой за несколько этапов разных проектов. Кстати, бывали ситуации, когда эта возможность выручала даже бухгалтера.
3.    Он контролирует закрытие актов и накладных – порядка с документами с момента ввода новой системы стало намного больше.

Конечно, этот управленческий учет не может (да и не должен) заменить бухгалтерский учет взаиморасчетов. Главное, что дает такой подход – оперативный контроль положения дел для руководителя.

Если у вас есть свои примеры использования функционала Аналитики и Отчетов в ПланФиксе, или может быть появились вопросы по этому поводу – присылайте их на marketing()planfix.ru, мне это интересно.
Tags: ПланФикс, аналитика, кейсы, отчеты, расчеты с клиентами, управление бизнесом, управление проектами
Subscribe

  • Блог переехал на новый адрес

    Друзья, с сегодняшнего дня блог ПланФикса переехал на новый адрес: blog.planfix.ru. Основная причина переезда — недоступность блога по…

  • Июньский релиз 2014: новый интерфейс работы с проектами

    Сегодня, пока Россия празднует свой день, мы провели очередное обновление ПланФикса. В этом релизе основная часть работ велась над “подводной…

  • Календарь платежей

    Сегодня я решил рассказать вам еще об одном примере использования кастомных полей, на этот раз в связке с отчетами. В лучших традициях…

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 16 comments

  • Блог переехал на новый адрес

    Друзья, с сегодняшнего дня блог ПланФикса переехал на новый адрес: blog.planfix.ru. Основная причина переезда — недоступность блога по…

  • Июньский релиз 2014: новый интерфейс работы с проектами

    Сегодня, пока Россия празднует свой день, мы провели очередное обновление ПланФикса. В этом релизе основная часть работ велась над “подводной…

  • Календарь платежей

    Сегодня я решил рассказать вам еще об одном примере использования кастомных полей, на этот раз в связке с отчетами. В лучших традициях…