?

Log in

No account? Create an account
планфикс planfix

planfix


Официальный блог сервиса ПланФикс (planfix.ru)

ПланФикс позволяет управлять коллективной работой в бизнесе, организации, сообществе


Previous Entry Поделиться Next Entry
Использование кастомных статусов: простой документооборот средствами ПланФикса
планфикс planfix
planfix
papersКак и обещал, сегодня будет кейс использования настраиваемых статусов ПланФикса. В качестве примера я решил показать, как при помощи кастомных статусов можно организовать несложный документооборот в компании, что-то типа цепочки согласования документа.

Чтобы не путать вас сложными взаимоотношениями, я сознательно упрощаю задачу: пусть это будет небольшая компания, а согласовывать мы будем счета на закупку всякой всячины. Цепочку сделаем очень короткой: снабженец работает с поставщиками и получает от них счета, согласовывает их с коммерческим директором, бухгалтерия обеспечивает оплату, этот же снабженец получает товар.


Настройка набора статусов

Начнем с настройки набора статусов. Происходит это в разделе “Кастомизация”, в который мы попадаем через главное меню:


Создаем новый набор статусов и даем ему понятное название - пусть будет “Закупка”. При создании статуса мы сразу видим набор системных статусов по умолчанию. Большую часть из этих статусов из набора удалить нельзя, так как они участвуют в работе системы - зато можно отрегулировать их видимость в списке статусов, который будет виден в задаче.

Все добавляемые нами дополнительные статусы являются расширением системного статуса “В работе”, т.е. наша цепочка как бы встраивается в рабочий цикл жизни задачи. При этом сам статус “В работе” можно и удалить:


Теперь добавим нужные статусы. Я решил, что их должно быть 4:

  • Выписан счет

  • Согласование

  • Оплата

  • Получение товара

Статусы добавляются тут же, в окне создания набора. При этом перед добавлением нового имеет смысл проверить, нет ли уже такого статуса в списке:

Для чего искать статус в списке? Если Вы или кто-то другой уже ранее создал такой статус и он используется в других наборах, лучше использовать его и в этом наборе тоже - тогда мы сможем при необходимости отбирать все задачи нашего аккаунта в этом статусе. Если же мы создадим статус-дубль или статус с очень похожим названием и смыслом, то такой возможности у нас не будет, придется смотреть задачи по каждому статусу в отдельности. Представьте, к примеру, что у нас есть 3 статуса “Выполнена” и просматривать задачи в них нужно по отдельности - неудобно же.

В нашем случае все просто, статуса такого в списке нет и мы добавляем новый статус:


Имеет смысл задать цвет, которым будет отображаться каждый статус, это поможет вам легче ориентироваться при работе с задачами. Тут же можно выбрать стиль шрифта (обычный или зачеркнутый).

Сохраняем статус и добавляем его в набор:


Оттаскиваем статус на нужное место - порядок, который мы зададим, используется при отображении списка статусов во всех интерфейсах ПланФикса:

Добавляем все нужные статусы и расставляем по местам:

Переходим к настройке правил перехода между статусами. В принципе, тут все просто: для каждого статуса из списка (по вертикали) надо указать галочками в какие статусы (по горизонтали) из него разрешено переходить. Например, из статуса “Выписан счет” при нормальном ходе событий можно перейти только в статус “Согласование” - ставим галочку:

Теперь рассмотрим “ненормальный” ход событий. Выписанный счет можно аннулировать (например, отпала необходимость в этой закупке), значит надо разрешить перевод задачи в статус “Отменена”. Экстренное завершение задачи тоже надо предусмотреть - жизнь показывает, что так бывает - поэтому разрешаем переводить задачу из этого статуса сразу в “Завершенные”. А вот статусы “Отклоненная” и “Выполненная” нам, похоже, не понадобятся - а значит, можно не отмечать их галочками, чтобы не маячили в списке статусов при выборе в задаче. Определились, отмечаем нужные галочки:

Этот статус настроили, переходим к последующим. Тут появляется дополнительная необходимость подумать, ведь теоретически, с каждого последующего этапа задачу можно вернуть на предыдущий, например:

  • Коммерческий директор не дает согласия на этот счет и требует пересогласовать с поставщиком цену или комплектацию - и переводит задачу из статуса “Согласование” в “Выписан счет”.

  • Бухгалтерия не хочет оплачивать, т.к. это идет вразрез со вчерашним указанием комдира “никому ничего не платить!” - возвращаем из “Оплата” в “Согласование”

  • Можно ли из “Оплаты” перевести в “Выписан счет”? Не знаю, но лучше подстрахуемся и дадим такую возможность.

Так мы продвигаемся по каждому статусу и выставляем галочки, исходя из своих представлений о возможных нюансах в жизни задачи этого типа. Если ошибемся - не страшно: в любой момент, столкнувшись с неучтенной ситуацией, мы можем вернуться в настройку набора статусов и отредактировать его должным образом. А пока у нас получается вот что:


Обратите внимание на красную стрелку - ей я отметил переход из статуса “Новая” в статус “Согласование”. Тут два важных момента:

  1. Так как мы удалили статус “В работе”, обязательно нужно указать, в какой статус должна перейти задача из статуса “Новая”, то есть в тот момент, когда исполнитель нажмет кнопку “Принять”. Если этого не сделать, то исполнитель будет безрезультатно жать на нее до посинения (исполнителя, а не кнопки).

  2. Почему я выбрал переход в статус “Согласование”, а не “Выписан счет”, хотя первым в списке (да и по сути) идет именно он? Об этом я расскажу чуть дальше, когда буду описывать работу созданной нами структуры.

А пока сохраняем наш набор в таком виде и переходим к настройке шаблона задачи.

Настройка шаблона задачи

Вся работа с шаблонами происходит в разделе “Задачи”, там есть специальная вкладка “Шаблоны”:


Создадим новый шаблон и, не мудрствуя, назовем его так же, как назвали набор статусов - “Закупка”. Помимо названия, нам по большому счету достаточно только выбрать набор статусов, по которому будет “жить” этот тип задач:

При необходимости, здесь можно задать и другие параметры: например, выбрать проект, в котором обычно находятся задачи этого типа, или исполнителей по умолчанию. К работе с настраиваемыми статусами это не имеет прямого отношения, просто я пользуюсь случаем, чтобы напомнить об этом удобном инструменте: все, что вы выберете в шаблоне, автоматически будет подставляться в создаваемую по нему задачу, а значит экономить вам и коллегам время.

Настройкой шаблона задачи наша работа, в общем-то, и заканчивается. Давайте теперь рассмотрим, как пользоваться созданной нами сущностью.

Рабочий процесс

Снабженец получает от поставщика счет и создает задачу для его утверждения и оплаты. Стандартный способ создания задачи все мы знаем: жмем плюсик в главном меню и выбираем нужный шаблон:


Но тут я опять воспользуюсь случаем и лишний раз прорекламирую создание задач из email-сообщений: вы можете переслать любое письмо на свой виртуальный внутренний почтовый ящик в ПланФиксе и система сделает из него задачу.

Вспомнил я про этот способ потому, что часто счета мы получаем именно на емейл. Чтобы не сохранять файл со счетом из письма на диск и потом не загружать его в задачу, можно просто переслать полученное письмо с приатаченным файлом в ПланФикс, он создаст задачу и прикрепит к ней файл со счетом. При этом вы смело можете изменить тему пересылаемого письма на такую, каким хотите видеть название задачи, а в теле письма поудалять все ненужное и написать то, что хочется увидеть в описании задачи.

После того, как задача появится в ПланФиксе, вам останется только зайти в нее и изменить набор статусов на “Закупка”, а также установить нужного исполнителя (если вы не сделали этого при помощи правил для создания задач по email - там, кстати, появилась возможность выбирать набор статусов в зависимости от заданного условия).

Теперь давайте подумаем, кого ставить исполнителем этой задачи? Ведь тут участвует и снабженец, и коммерческий директор, и бухгалтерия. Жестких правил тут нет, но по моему мнению, лучше добавлять нужных исполнителей по мере продвижения задачи. В нашем случае, снабженец создает задачу и ставит исполнителем коммерческого директора, так как следующий шаг в цепочке за ним:


Вот тут-то и таится ответ на вопрос “Почему из статуса “Новая” задача переходит в статус “Согласование”, а не “Выписан счет” - потому, что задачу создает снабженец, он в курсе, что выписан счет, и сразу ставит ее на следующего участника цепочки согласования: коммерческого директора. Когда тот принимает задачу, она получает статус “Согласование”, то есть как раз то, чем занимается комдир.

Итак, коммерческий директор принимает задачу, просматривает счет и, если у него не возникает вопросов, отправляет задачу дальше по этапу, снабдив своей разрешающей “визой”. Например, в таком виде:



Главбух проводит оплату, отмечает это в задаче и отправляет ее дальше по этапу:


Снабженец видит сообщение об оплате в своей Хронике и может отправляться за товаром:

После того, как товар получен и документы закрыты, он завершает задачу: она прошла полный цикл, еще одно полезное дело сделано для компании, при этом ни один из участников не встал из-за своего стола.

Заключение

Конечно, это очень простой пример, и в реальной жизни количество участников в цепочке (и статусов в наборе) может быть гораздо большим. Но в любом случае, проводя учет прохождения документов в ПланФиксе, вы всегда будете видеть на какой стадии находится документ и за кем остановка. Дополнительным плюсом является то, что в любой момент можно поднять старую задачу и увидеть что, как и когда по ней происходило. При этом не нужно рыться в почте в поисках прошлого счета на ту же продукцию, чтобы сверить цены - обычным поиском в ПланФиксе вы легко найдете нужный счет или договор, даже если дело было несколько лет назад. Не говоря уж о том, что почте свойственно пропадать вместе с  уволившимся сотрудником, а ПланФикс этого недостатка лишен.

Описанный кейс можно было бы навернуть всякими побочными полезностями. Например, в эти же задачи по закупке можно добавлять аналитику “Расходы” и потом в отчетах видеть раскладку расходов по разным статьям затрат (какого руководителя не волнует, сколько его сотрудники выпили кофе и использовали туалетной бумаги?). Или сделать Планировщик, в котором есть списки задач для каждого из статусов нашего набора: это наглядно показывает, где образовался “затор” из задач и на что обратить внимание руководителю. Но я решил не злоупотреблять вашим вниманием, а лучше просто намекнуть в заключении, куда можно применить пытливый ум :)

Вот и все на сегодня. Удачной работы, не стесняйтесь мучать ПланФикс и нашу команду нестандартными задачами - нам это нравится :)


dm_200_200
       Дмитрий Гончаренко
       Команда ПланФикса




  • 1
Дмитрий, спасибо за кейс! Теперь стало понятно как работать со статусами, будем разбираться и обязательно внедрять!

Спасибо, без такого кейса не разобрался бы сам.

Спасибо. Очень нужный кейс. Долго сама бодалась. Сейчас стало все понятно.

Вот как раз на счет злоупотребления нашим вниманием можете не переживать :) Ваши кейсы, как и релизы, всегда очень к месту и здорово экономят время. Пишите чаще и чаще используйте кросс-постинг-напоминалки про другие, давно забытые или не очень, фишечки!

Спасибо за очередной кейс, уже внедряем .

Спасибо за отзывы, друзья, будем стараться не лениться и придумывать что-то интересненькое :)

Если я удалила задачу из планфикса, случайно)
Могу ли я её восстановить?

Легко - удаленная задача оказывается в Корзине, оттуда ее можно восстановить.

Если у Вас возникнут с этим проблемы - прямо в своем аккаунте ставьте задачу на Службу поддержки ПланФикса, поможем.

Отчет по задаче и фильтры

Как настроить отчетность и фильтры для исполнителей таким образом, чтобы в каждый момент времени в описанном кейсе каждый исполнитель знал что ему делать, а руководитель мог видеть "на ком" задача?

Re: Отчет по задаче и фильтры

Есть разные варианты, но на мой взгляд удобнее всего опираться на текущий статус, в котором находится задача: если "Оплата", то мяч на стороне главбуха, если "Получения товара", то снабженца, и так далее.

Просматривать задачи в разбивке по статусам можно:
- в разделе "Задачи / Все" - там они сразу разбиты по статусам
- в разделе "Задачи" можно сделать несколько отдельных фильтров по ключевым статусам и сделать их фильтрами по умолчанию для ответственных сотрудников. Тогда, к примеру, главбух заходя в раздел "Задачи" будет сразу попадать в список задач в статусе "Оплата" - это для нее наиболее актуальный перечень задач, с ними ей работать.
- в разделе "Планировщик" в свежих аккаунтах по умолчанию присутствует планировщик "Воронка". В нем задачи в виде карточек разнесены по столбцам-статусам. Получается канбан-доска для руководителя, которая дает возможность одним взглядом увидеть какие заявки находятся на каком этапе и при необходимости пнуть кого надо.

А как сделать, что бы исполнители этапов были жестко з

Т.е. если это "согласование", то задача, вместе с уведомлением, поступает главбуху, если "оплачено", то кладовщику....., без выбора предыдущим исполнителем?

Re: А как сделать, что бы исполнители этапов были жестко

Обратите внимание на заметку про согласование документов в ПланФиксе, думаю это то, что Вы ищете.

  • 1