ПланФикс (planfix) wrote,
ПланФикс
planfix

Categories:

Использование кастомных статусов: простой документооборот средствами ПланФикса

papersКак и обещал, сегодня будет кейс использования настраиваемых статусов ПланФикса. В качестве примера я решил показать, как при помощи кастомных статусов можно организовать несложный документооборот в компании, что-то типа цепочки согласования документа.

Чтобы не путать вас сложными взаимоотношениями, я сознательно упрощаю задачу: пусть это будет небольшая компания, а согласовывать мы будем счета на закупку всякой всячины. Цепочку сделаем очень короткой: снабженец работает с поставщиками и получает от них счета, согласовывает их с коммерческим директором, бухгалтерия обеспечивает оплату, этот же снабженец получает товар.


Настройка набора статусов

Начнем с настройки набора статусов. Происходит это в разделе “Кастомизация”, в который мы попадаем через главное меню:


Создаем новый набор статусов и даем ему понятное название - пусть будет “Закупка”. При создании статуса мы сразу видим набор системных статусов по умолчанию. Большую часть из этих статусов из набора удалить нельзя, так как они участвуют в работе системы - зато можно отрегулировать их видимость в списке статусов, который будет виден в задаче.

Все добавляемые нами дополнительные статусы являются расширением системного статуса “В работе”, т.е. наша цепочка как бы встраивается в рабочий цикл жизни задачи. При этом сам статус “В работе” можно и удалить:


Теперь добавим нужные статусы. Я решил, что их должно быть 4:

  • Выписан счет

  • Согласование

  • Оплата

  • Получение товара

Статусы добавляются тут же, в окне создания набора. При этом перед добавлением нового имеет смысл проверить, нет ли уже такого статуса в списке:

Для чего искать статус в списке? Если Вы или кто-то другой уже ранее создал такой статус и он используется в других наборах, лучше использовать его и в этом наборе тоже - тогда мы сможем при необходимости отбирать все задачи нашего аккаунта в этом статусе. Если же мы создадим статус-дубль или статус с очень похожим названием и смыслом, то такой возможности у нас не будет, придется смотреть задачи по каждому статусу в отдельности. Представьте, к примеру, что у нас есть 3 статуса “Выполнена” и просматривать задачи в них нужно по отдельности - неудобно же.

В нашем случае все просто, статуса такого в списке нет и мы добавляем новый статус:


Имеет смысл задать цвет, которым будет отображаться каждый статус, это поможет вам легче ориентироваться при работе с задачами. Тут же можно выбрать стиль шрифта (обычный или зачеркнутый).

Сохраняем статус и добавляем его в набор:


Оттаскиваем статус на нужное место - порядок, который мы зададим, используется при отображении списка статусов во всех интерфейсах ПланФикса:

Добавляем все нужные статусы и расставляем по местам:

Переходим к настройке правил перехода между статусами. В принципе, тут все просто: для каждого статуса из списка (по вертикали) надо указать галочками в какие статусы (по горизонтали) из него разрешено переходить. Например, из статуса “Выписан счет” при нормальном ходе событий можно перейти только в статус “Согласование” - ставим галочку:

Теперь рассмотрим “ненормальный” ход событий. Выписанный счет можно аннулировать (например, отпала необходимость в этой закупке), значит надо разрешить перевод задачи в статус “Отменена”. Экстренное завершение задачи тоже надо предусмотреть - жизнь показывает, что так бывает - поэтому разрешаем переводить задачу из этого статуса сразу в “Завершенные”. А вот статусы “Отклоненная” и “Выполненная” нам, похоже, не понадобятся - а значит, можно не отмечать их галочками, чтобы не маячили в списке статусов при выборе в задаче. Определились, отмечаем нужные галочки:

Этот статус настроили, переходим к последующим. Тут появляется дополнительная необходимость подумать, ведь теоретически, с каждого последующего этапа задачу можно вернуть на предыдущий, например:

  • Коммерческий директор не дает согласия на этот счет и требует пересогласовать с поставщиком цену или комплектацию - и переводит задачу из статуса “Согласование” в “Выписан счет”.

  • Бухгалтерия не хочет оплачивать, т.к. это идет вразрез со вчерашним указанием комдира “никому ничего не платить!” - возвращаем из “Оплата” в “Согласование”

  • Можно ли из “Оплаты” перевести в “Выписан счет”? Не знаю, но лучше подстрахуемся и дадим такую возможность.

Так мы продвигаемся по каждому статусу и выставляем галочки, исходя из своих представлений о возможных нюансах в жизни задачи этого типа. Если ошибемся - не страшно: в любой момент, столкнувшись с неучтенной ситуацией, мы можем вернуться в настройку набора статусов и отредактировать его должным образом. А пока у нас получается вот что:


Обратите внимание на красную стрелку - ей я отметил переход из статуса “Новая” в статус “Согласование”. Тут два важных момента:

  1. Так как мы удалили статус “В работе”, обязательно нужно указать, в какой статус должна перейти задача из статуса “Новая”, то есть в тот момент, когда исполнитель нажмет кнопку “Принять”. Если этого не сделать, то исполнитель будет безрезультатно жать на нее до посинения (исполнителя, а не кнопки).

  2. Почему я выбрал переход в статус “Согласование”, а не “Выписан счет”, хотя первым в списке (да и по сути) идет именно он? Об этом я расскажу чуть дальше, когда буду описывать работу созданной нами структуры.

А пока сохраняем наш набор в таком виде и переходим к настройке шаблона задачи.

Настройка шаблона задачи

Вся работа с шаблонами происходит в разделе “Задачи”, там есть специальная вкладка “Шаблоны”:


Создадим новый шаблон и, не мудрствуя, назовем его так же, как назвали набор статусов - “Закупка”. Помимо названия, нам по большому счету достаточно только выбрать набор статусов, по которому будет “жить” этот тип задач:

При необходимости, здесь можно задать и другие параметры: например, выбрать проект, в котором обычно находятся задачи этого типа, или исполнителей по умолчанию. К работе с настраиваемыми статусами это не имеет прямого отношения, просто я пользуюсь случаем, чтобы напомнить об этом удобном инструменте: все, что вы выберете в шаблоне, автоматически будет подставляться в создаваемую по нему задачу, а значит экономить вам и коллегам время.

Настройкой шаблона задачи наша работа, в общем-то, и заканчивается. Давайте теперь рассмотрим, как пользоваться созданной нами сущностью.

Рабочий процесс

Снабженец получает от поставщика счет и создает задачу для его утверждения и оплаты. Стандартный способ создания задачи все мы знаем: жмем плюсик в главном меню и выбираем нужный шаблон:


Но тут я опять воспользуюсь случаем и лишний раз прорекламирую создание задач из email-сообщений: вы можете переслать любое письмо на свой виртуальный внутренний почтовый ящик в ПланФиксе и система сделает из него задачу.

Вспомнил я про этот способ потому, что часто счета мы получаем именно на емейл. Чтобы не сохранять файл со счетом из письма на диск и потом не загружать его в задачу, можно просто переслать полученное письмо с приатаченным файлом в ПланФикс, он создаст задачу и прикрепит к ней файл со счетом. При этом вы смело можете изменить тему пересылаемого письма на такую, каким хотите видеть название задачи, а в теле письма поудалять все ненужное и написать то, что хочется увидеть в описании задачи.

После того, как задача появится в ПланФиксе, вам останется только зайти в нее и изменить набор статусов на “Закупка”, а также установить нужного исполнителя (если вы не сделали этого при помощи правил для создания задач по email - там, кстати, появилась возможность выбирать набор статусов в зависимости от заданного условия).

Теперь давайте подумаем, кого ставить исполнителем этой задачи? Ведь тут участвует и снабженец, и коммерческий директор, и бухгалтерия. Жестких правил тут нет, но по моему мнению, лучше добавлять нужных исполнителей по мере продвижения задачи. В нашем случае, снабженец создает задачу и ставит исполнителем коммерческого директора, так как следующий шаг в цепочке за ним:


Вот тут-то и таится ответ на вопрос “Почему из статуса “Новая” задача переходит в статус “Согласование”, а не “Выписан счет” - потому, что задачу создает снабженец, он в курсе, что выписан счет, и сразу ставит ее на следующего участника цепочки согласования: коммерческого директора. Когда тот принимает задачу, она получает статус “Согласование”, то есть как раз то, чем занимается комдир.

Итак, коммерческий директор принимает задачу, просматривает счет и, если у него не возникает вопросов, отправляет задачу дальше по этапу, снабдив своей разрешающей “визой”. Например, в таком виде:



Главбух проводит оплату, отмечает это в задаче и отправляет ее дальше по этапу:


Снабженец видит сообщение об оплате в своей Хронике и может отправляться за товаром:

После того, как товар получен и документы закрыты, он завершает задачу: она прошла полный цикл, еще одно полезное дело сделано для компании, при этом ни один из участников не встал из-за своего стола.

Заключение

Конечно, это очень простой пример, и в реальной жизни количество участников в цепочке (и статусов в наборе) может быть гораздо большим. Но в любом случае, проводя учет прохождения документов в ПланФиксе, вы всегда будете видеть на какой стадии находится документ и за кем остановка. Дополнительным плюсом является то, что в любой момент можно поднять старую задачу и увидеть что, как и когда по ней происходило. При этом не нужно рыться в почте в поисках прошлого счета на ту же продукцию, чтобы сверить цены - обычным поиском в ПланФиксе вы легко найдете нужный счет или договор, даже если дело было несколько лет назад. Не говоря уж о том, что почте свойственно пропадать вместе с  уволившимся сотрудником, а ПланФикс этого недостатка лишен.

Описанный кейс можно было бы навернуть всякими побочными полезностями. Например, в эти же задачи по закупке можно добавлять аналитику “Расходы” и потом в отчетах видеть раскладку расходов по разным статьям затрат (какого руководителя не волнует, сколько его сотрудники выпили кофе и использовали туалетной бумаги?). Или сделать Планировщик, в котором есть списки задач для каждого из статусов нашего набора: это наглядно показывает, где образовался “затор” из задач и на что обратить внимание руководителю. Но я решил не злоупотреблять вашим вниманием, а лучше просто намекнуть в заключении, куда можно применить пытливый ум :)

Вот и все на сегодня. Удачной работы, не стесняйтесь мучать ПланФикс и нашу команду нестандартными задачами - нам это нравится :)


dm_200_200
       Дмитрий Гончаренко
       Команда ПланФикса



Tags: ПланФикс, документооборот, кастомизация, кейсы, статусы задач
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 11 comments