ПланФикс (planfix) wrote,
ПланФикс
planfix

Category:

Использование Планировщика: управление ресурсами (на примере переговорной)

UPDATE: Обновленная версия этого кейса в нашем новом блоге: Управление ресурсами компании: заранее бронируем переговорную комнату
---

На днях мы провели небольшое косметическое обновление ПланФикса, но сегодняшний мой пост не о нем. Тем не менее, если у вас есть вопросы или предложения по обновленному интерфейсу - можете задавать их в комментариях.

А сегодня мы с вами коснемся темы использования Планировщика ПланФикса для управления ресурсами. В качестве сквозного примера у нас будет управление переговорной комнатой.


Для тех, кто не сталкивался с такой задачей, вкратце поясню: в офисах формата “Open Space”, примерно таких, как на картинке
  Источник

обычно есть звукоизолированные комнаты для переговоров с клиентами или планерок, отделенные от общего пространства стеклянной стеной. На картинку эта комната не попала - подозреваю, что именно в ней сейчас и сгрудились сотрудники (едят торт?)

Если офис большой, то при использовании переговорных могут возникать накладки: кто-то пригласил клиента на пообщаться, а комната занята. Чтобы избежать таких ситуаций, переговорные принято бронировать на определенное время. Для этой цели служат разные инструменты - от листка бумаги с болтающейся рядом на ниточке ручкой, до отдельного блока, встроенного в корпоративную систему управления.

Для нас пример переговорных интересен тем, что он представляет собой классический случай управления ресурсами - есть нечто, имеющее ограниченную временем возможность использования, нам надо это нечто разделить между желающими.

Планировщик ПланФикса хорошо справляется с подобными задачами. При этом ему совершенно неважно, что именно вы хотите разделить во времени: переговорную, ценного сотрудника или служебный автомобиль. Ничего из этого не забито жестко в систему, вы самостоятельно определяете, какие ресурсы хотите разделять, и настраиваете этот процесс при помощи стандартных средств.

Давайте рассмотрим как это делается пошагово, с самого начала.

В Анатомии Планировщика я подробно рассказывал о том, что в почасовом блоке Планировщика отображаются аналитики, содержащие реквизит типа “Период времени”. Этот принцип мы с вами и будем использовать в нашем примере для управления переговорной. Мы создадим аналитику “Переговорная”, в которой будут реквизиты с датой и периодом времени, на которые забронирована переговорная:


Небольшое отступление: управление переговорной штука некритичная и общедоступная, поэтому мы не будем ограничивать доступ к добавлению или просмотру этой аналитики. Но если вы сталкиваетесь с ресурсами, управлять которыми может ограниченное количество сотрудников компании, то достаточно дать права на добавление аналитики данного вида только этим сотрудникам - тогда все остальные смогут видеть резерв, но не смогут сами резервировать этот ресурс.

Продолжаем с переговорной.

Аналитика у нас есть, давайте настроим ее отображение в Планировщике. Удобнее всего будет не делать отдельный планировщик для этой цели, а добавить список “Переговорная” в те планировщики, с которыми вы чаще всего работаете, например в Ежедневник. Вот как выглядят параметры этого списка:



Добавляем его в нужный планировщик и получаем вот такую почасовую картину дня переговорной, на которой можно проводить бронирование:


Наш инструмент для управления переговорной готов. Ну что, давайте попробуем его в работе?

Видите, на почасовом блоке Ежедневника с 14 до 15 часов запланирована встреча с Сапрыковым? Давайте забронируем под нее переговорную. Для этого потянем задачу “Встреча с Сапрыковым” из списка “Мои задачи” на список “Переговорная”, на 14-00. Получим блок бронирования переговорной:



При этом, если вы заглянете в ленту действий по задаче, то увидите, что в ней появилась вот такая запись о прикрепленной к задаче аналитике “Переговорная”:


Вот и все, переговорная на нужное время забронирована, теперь можно не переживать. Другие сотрудники, настроившие в своих планировщиках аналогичный список “Переговорная”, будут видеть в них вашу бронь и планировать свои встречи в переговорной на другое время, задавая отдельные блоки занятости.

Кстати, интересный нюанс - если сотрудник, который просматривает бронь переговорной в своем списке, не имеет доступа к задаче, по которой вы ее забронировали, то он будет видеть только занятость на определенное время, без названия задачи:


Диагональная раскраска блока как раз и указывает на то, что у вас нет доступа к задаче, по которой введена эта аналитика. При этом, есть способ узнать, кто именно добавил эту аналитику (в нашем случае - забронировал переговорную) - кликните на блок и увидите такую картину:

Это дает возможность обратиться к коллеге и попытаться согласовать перераспределение ресурса - вдруг да получится.

Теперь давайте еще раз о самом главном.

Я очень хочу, чтобы вы поняли - в ПланФиксе нет функционала бронирования переговорных. И нет заявок на использование служебного транспорта. И нет блока “Распределение перфоратора между выездными бригадами отдела кабельных сетей”. Но все это и многое другое вы можете настроить самостоятельно, потому что в ПланФиксе есть универсальная сущность “Аналитика”, из которой можно вылепить и переговорку, и газель, и перфоратор. Планировщик поможет вам удобным образом управляться со всем этим хозяйством, а Отчеты ПланФикса - настроить удобную форму и получить статистику потребления ресурсов в разрезе проектов, сотрудников, клиентов и т.п.

А еще в ПланФиксе есть отличная служба поддержки, которая всегда поможет вам в трудную минуту. Поэтому если вы сталкиваетесь с непонятными моментами, в том числе и по настройке учета ресурсов в ПланФиксе - ставьте задачу прямо из своего аккаунта на исполнителя “Служба поддержки ПланФикса”, описывайте ситуацию и мы обязательно вам поможем.



Tags: ПланФикс, Планировщик, аналитика, кейсы, отчеты, переговорные, управление бизнесом, управление ресурсами
Subscribe

  • Блог переехал на новый адрес

    Друзья, с сегодняшнего дня блог ПланФикса переехал на новый адрес: blog.planfix.ru. Основная причина переезда — недоступность блога по…

  • Июньский релиз 2014: новый интерфейс работы с проектами

    Сегодня, пока Россия празднует свой день, мы провели очередное обновление ПланФикса. В этом релизе основная часть работ велась над “подводной…

  • Календарь платежей

    Сегодня я решил рассказать вам еще об одном примере использования кастомных полей, на этот раз в связке с отчетами. В лучших традициях…

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 13 comments

  • Блог переехал на новый адрес

    Друзья, с сегодняшнего дня блог ПланФикса переехал на новый адрес: blog.planfix.ru. Основная причина переезда — недоступность блога по…

  • Июньский релиз 2014: новый интерфейс работы с проектами

    Сегодня, пока Россия празднует свой день, мы провели очередное обновление ПланФикса. В этом релизе основная часть работ велась над “подводной…

  • Календарь платежей

    Сегодня я решил рассказать вам еще об одном примере использования кастомных полей, на этот раз в связке с отчетами. В лучших традициях…