?

Log in

No account? Create an account
планфикс planfix

planfix


Официальный блог сервиса ПланФикс (planfix.ru)

ПланФикс позволяет управлять коллективной работой в бизнесе, организации, сообществе


Previous Entry Поделиться Next Entry
Использование Планировщика: Диспетчер
планфикс planfix
planfix
Этот пример использования Планировщика ПланФикса будет чуть посложнее, чем первый, про работу с просроченными задачами, но тоже очень доступный.

Сегодня мы с вами сделаем планировщик под говорящим названием “Диспетчер”. Такой планировщик нужен не всем, но вообще у него достаточно большой диапазон применений. Любая сфера, которая подразумевает осознанное распределение входящих заданий на несколько исполнителей, сталкивается с необходимостью диспетчеризации: техническое обслуживание, курьерская служба, сопровождение сайтов, сервисный центр - все они так или иначе решают эти задачи. Давайте посмотрим, как при помощи Планировщика ПланФикса можно делать это легко и удобно.


Для начала, общая постановка задачи:

1. Компания получает входящие заявки. Эти заявки могут становиться задачами ПланФикса разными способами:


  • приниматься лично / по телефону и вноситься в систему вручную;

  • поступать по электронной почте;

  • приниматься на сайте компании и вноситься в систему при помощи API ПланФикса.

2. За выполнение задач-заявок отвечает выделенный человек, которого мы назовем “диспетчер”. Он распределяет заявки между исполнителями и контролирует их своевременное выполнение.

3. Для того, чтобы заявки выполнялись вовремя, диспетчер должен владеть информацией о специализации и квалификации сотрудников, контролировать текущую загрузку специалистов и учитывать все это при распределении задач.

Что будет представлять собой планировщик “Диспетчер”?

Этот планировщик по сути является автоматизированным рабочим местом диспетчера. В нем есть столбец входящих задач диспетчера (все задачи-заявки изначально ставятся на него) и по одному столбцу для каждого сотрудника, которые могут выполнять заявки.

Диспетчер будет распределять заявки между сотрудниками, перетаскивая их из столбца “Входящие” на столбец ответственного сотрудника. Мы рассмотрим три варианта планирования загрузки: по списку задач, по датам и по часам.

Как создать такой планировщик?

1. Создаем новый планировщик под названием “Диспетчер” (справка: Как создать планировщик).

2. Добавляем в планировщик первый список, называем его “Входящие”:


Обратите внимание: в список попадут абсолютно все задачи, в которых диспетчер является исполнителем. Это общий случай, а в своем конкретном вы можете ограничить этот список, к примеру, только задачами нужного проекта, в который попадают заявки, или по другим нужным условиям.

3. Добавляем в список столбцы для каждого сотрудника-исполнителя. Они типовые, поэтому приведу только один пример:


В итоге у вас должно получиться что-то типа такого:

Вот с этого простого варианта мы и начнем.

Сквозным примером у нас сегодня будет некий условный сервис-центр по ремонту бытовой техники. Техника принимается от клиента и вносится в систему по принципу “одна единица = одна задача”. Для удобства, название задачи содержит тип устройства и номер заявки.

Как видите, нераспределенные заявки скопились в столбце “Входящие”, а столбцы исполнителей пусты. Давайте загрузим их работой. Для этого просто перетащим задачи из столбца “Входящие” на столбец нужного исполнителя. При этом диспетчер учитывает специализацию сотрудников: кто-то лучше ремонтирует телевизоры, а кто-то спец по плеерам. Минута работы, и ситуация на экране кардинальным образом изменилась:



Как видите, теперь исполнители загружены работой, а диспетчер пьет кофе в ожидании новых заявок. Периодически бросая взгляд на экран монитора, он отслеживает появление в столбце “Входящие” новых заявок (они появляются без перезагрузки страницы) и распределяет их по сотрудникам.

Теперь давайте немного усложним задачу.

Представим, что ремонты могут быть сложными, занимать разное время, а для некоторых вообще надо заказать детали и до их прихода отложить заявку. При этом у сервис-центра есть обязательства перед клиентами - любое изделие должно быть отремонтировано максимум в течение недели. Как не потеряться в этой ситуации, особенно если задач-заявок на каждого исполнителя не 3-5, как в моем примере, а  несколько десятков?

Тут нам помогут настройки вида списков. Давайте добавим в списки группировку по дате выполнения задачи:


Вот как изменится вид нашего планировщика с такими списками:


Как видите, теперь задачи распределены по дням. Это дает нам более подробную картину происходящего и помогает увидеть “дырки” в загрузке сотрудника или наоборот - перегрузку. При такой визуализации удобно регулировать загрузку сотрудников - просто берем задачу у перегруженного сотрудника и тянем ее в свободное окошко в списке его коллеги.

Ну что, еще немного усложним?

Представим, что это очень правильный сервис-центр, его руководитель не зря повесил на стену диплом MBA и вообще пепел Фредерика Тейлора стучит в его сердце :) Он определил норму времени на ремонт изделия каждого типа, и обязал диспетчера контролировать загрузку мастеров по часам. Планировщик ПланФикса и тут придет на помощь. Мы меняем вид отображения в списках на “Календарь полный” и настраиваем параметры отображения календаря:



Наш диспетчер получает возможность управлять временем сотрудника по часам:



Блоки занятости по каждой задаче создаются простым перетаскиванием задачи на почасовой блок и растягиванием ее на нужное время. При необходимости, блоки можно перераспределить или удалить, так что не бойтесь экспериментировать.

Почасовое планирование работ используется в разных областях, и хорошо увязывается с тайм-трекингом, то есть учетом фактически потраченного на работу времени, которое также может отображаться в планировщике. Но это уже другая история, а на сегодня, пожалуй, хватит.

Если в вашей организации есть человек, ответственный за распределение работ по сотрудникам - настройте для него такой планировщик. Я сознательно не затрагиваю множество настроек вида отображения и дополнительных параметров, чтобы не перегружать читателей второстепенной информацией - но на самом деле возможностей для диспетчеризации Планировщик ПланФикса дает очень много.

И, конечно, я с удовольствием помогу вам разобраться в них глубже. Задавайте вопросы в комментариях или ставьте задачу на исполнителя “Служба поддержки ПланФикса” прямо из вашего аккаунта - я подключусь и мы с вами рассмотрим конкретную ситуацию во всех деталях. Для нас рассмотрение конкретных примеров очень полезно, на его основе мы правим и шлифуем ПланФикс. Вот почему я с удовольствием участвую  в таких обсуждениях и вообще собираю кейсы.

Ну вот и все, прощаюсь до следующей заметки, которая тоже будет посвящена примерам настройки и использования Планировщика ПланФикса.

UPDATE 24-04-2018: Мы записали видеородик, демонстрирующий настройку и работу в планировщике "Диспетчер". С момента публикации этого кейса прошло много лет, планировщики ПланФикса обросли новым функционалом и видео демонстрирует вариант организации работы диспетчера с использованием новых возможностей:






  • 1
Очень даже не плохо получается!

Отличный пример. А как, интересно, зарезервирован "обед"? Это ежедневная задача, введенная заранее?

Да, часто используется именно такой подход. Хотя можно и не резервировать - вряд ли даже самый жесткий начальник покусится на святое ))

Начальник-то, вопросов нет, не покусится! А вот диспетчер ... )))

А с диспетчером за такие шутки можно и в неуставные взаимоотношения вступить))

Добрый день! Очень понравился ваш продукт!
Пытаемся сейчас в тестовом режиме опробовать на своих задачах.
В списке задач не отображается Контрагент, по которому задача.
И как настроить, чтобы в Планировщике, кроме названия задачи отображался и контрагент (для нас это очень важно, для наглядности распределения и контроля задач)?

Здравствуйте, Ольга!
В списке задач через некоторое время появится возможность настраивать перечень столбцов, которые хочется видеть.

В Планировщике с этим сложнее, т.к. мало места. Можно попробовать указывать контрагента во всплывающем окошке, которое появляется по клику на задачу в Планировщике.

Есть еще жесткий вариант, который можно использовать прямо сейчас: если видеть контрагента критично для рабочего процесса, можно включать его в тему задачи. Например, если ООО "Ромашка" заказало уборку офиса, то задача может называться "Ромашка - Уборка офиса на Гвардейской". Но это скорее небольшой лайфхак, чем стандартное использование системы.

Планирование встречь

Всем добрый день !
Есть потребность реализовать функционал планировщика встреч, но аналогии с Битрикс24 или календаря Outlook. В чем суть вопроса - необходимо при планировании встречи увидеть доступность участников встречи, т.е. их свободное время или наоборот занятые интервалы, если они попадают на дату/время планируемой встречи. Кто то такое реализовывал ?

Re: Планирование встречь

Здравствуйте, Виталий!
Это стандартный для Планировщика ПланФикса функционал - просто выведите в одном календаре данные по нужным сотрудникам и получите возможность видеть их загрузку и планировать встречи. Это можно делать как в списке планировщика типа "Календарь почасовой" (вот пример настроек), так и в списке типа "Расписание" (вот заметка блога на эту тему).

  • 1