ПланФикс (planfix) wrote,
ПланФикс
planfix

Использование Планировщика: Диспетчер

Этот пример использования Планировщика ПланФикса будет чуть посложнее, чем первый, про работу с просроченными задачами, но тоже очень доступный.

Сегодня мы с вами сделаем планировщик под говорящим названием “Диспетчер”. Такой планировщик нужен не всем, но вообще у него достаточно большой диапазон применений. Любая сфера, которая подразумевает осознанное распределение входящих заданий на несколько исполнителей, сталкивается с необходимостью диспетчеризации: техническое обслуживание, курьерская служба, сопровождение сайтов, сервисный центр - все они так или иначе решают эти задачи. Давайте посмотрим, как при помощи Планировщика ПланФикса можно делать это легко и удобно.


Для начала, общая постановка задачи:

1. Компания получает входящие заявки. Эти заявки могут становиться задачами ПланФикса разными способами:


  • приниматься лично / по телефону и вноситься в систему вручную;

  • поступать по электронной почте;

  • приниматься на сайте компании и вноситься в систему при помощи API ПланФикса.

2. За выполнение задач-заявок отвечает выделенный человек, которого мы назовем “диспетчер”. Он распределяет заявки между исполнителями и контролирует их своевременное выполнение.

3. Для того, чтобы заявки выполнялись вовремя, диспетчер должен владеть информацией о специализации и квалификации сотрудников, контролировать текущую загрузку специалистов и учитывать все это при распределении задач.

Что будет представлять собой планировщик “Диспетчер”?

Этот планировщик по сути является автоматизированным рабочим местом диспетчера. В нем есть столбец входящих задач диспетчера (все задачи-заявки изначально ставятся на него) и по одному столбцу для каждого сотрудника, которые могут выполнять заявки.

Диспетчер будет распределять заявки между сотрудниками, перетаскивая их из столбца “Входящие” на столбец ответственного сотрудника. Мы рассмотрим три варианта планирования загрузки: по списку задач, по датам и по часам.

Как создать такой планировщик?

1. Создаем новый планировщик под названием “Диспетчер” (справка: Как создать планировщик).

2. Добавляем в планировщик первый список, называем его “Входящие”:


Обратите внимание: в список попадут абсолютно все задачи, в которых диспетчер является исполнителем. Это общий случай, а в своем конкретном вы можете ограничить этот список, к примеру, только задачами нужного проекта, в который попадают заявки, или по другим нужным условиям.

3. Добавляем в список столбцы для каждого сотрудника-исполнителя. Они типовые, поэтому приведу только один пример:


В итоге у вас должно получиться что-то типа такого:

Вот с этого простого варианта мы и начнем.

Сквозным примером у нас сегодня будет некий условный сервис-центр по ремонту бытовой техники. Техника принимается от клиента и вносится в систему по принципу “одна единица = одна задача”. Для удобства, название задачи содержит тип устройства и номер заявки.

Как видите, нераспределенные заявки скопились в столбце “Входящие”, а столбцы исполнителей пусты. Давайте загрузим их работой. Для этого просто перетащим задачи из столбца “Входящие” на столбец нужного исполнителя. При этом диспетчер учитывает специализацию сотрудников: кто-то лучше ремонтирует телевизоры, а кто-то спец по плеерам. Минута работы, и ситуация на экране кардинальным образом изменилась:



Как видите, теперь исполнители загружены работой, а диспетчер пьет кофе в ожидании новых заявок. Периодически бросая взгляд на экран монитора, он отслеживает появление в столбце “Входящие” новых заявок (они появляются без перезагрузки страницы) и распределяет их по сотрудникам.

Теперь давайте немного усложним задачу.

Представим, что ремонты могут быть сложными, занимать разное время, а для некоторых вообще надо заказать детали и до их прихода отложить заявку. При этом у сервис-центра есть обязательства перед клиентами - любое изделие должно быть отремонтировано максимум в течение недели. Как не потеряться в этой ситуации, особенно если задач-заявок на каждого исполнителя не 3-5, как в моем примере, а  несколько десятков?

Тут нам помогут настройки вида списков. Давайте добавим в списки группировку по дате выполнения задачи:


Вот как изменится вид нашего планировщика с такими списками:


Как видите, теперь задачи распределены по дням. Это дает нам более подробную картину происходящего и помогает увидеть “дырки” в загрузке сотрудника или наоборот - перегрузку. При такой визуализации удобно регулировать загрузку сотрудников - просто берем задачу у перегруженного сотрудника и тянем ее в свободное окошко в списке его коллеги.

Ну что, еще немного усложним?

Представим, что это очень правильный сервис-центр, его руководитель не зря повесил на стену диплом MBA и вообще пепел Фредерика Тейлора стучит в его сердце :) Он определил норму времени на ремонт изделия каждого типа, и обязал диспетчера контролировать загрузку мастеров по часам. Планировщик ПланФикса и тут придет на помощь. Мы меняем вид отображения в списках на “Календарь полный” и настраиваем параметры отображения календаря:



Наш диспетчер получает возможность управлять временем сотрудника по часам:



Блоки занятости по каждой задаче создаются простым перетаскиванием задачи на почасовой блок и растягиванием ее на нужное время. При необходимости, блоки можно перераспределить или удалить, так что не бойтесь экспериментировать.

Почасовое планирование работ используется в разных областях, и хорошо увязывается с тайм-трекингом, то есть учетом фактически потраченного на работу времени, которое также может отображаться в планировщике. Но это уже другая история, а на сегодня, пожалуй, хватит.

Если в вашей организации есть человек, ответственный за распределение работ по сотрудникам - настройте для него такой планировщик. Я сознательно не затрагиваю множество настроек вида отображения и дополнительных параметров, чтобы не перегружать читателей второстепенной информацией - но на самом деле возможностей для диспетчеризации Планировщик ПланФикса дает очень много.

И, конечно, я с удовольствием помогу вам разобраться в них глубже. Задавайте вопросы в комментариях или ставьте задачу на исполнителя “Служба поддержки ПланФикса” прямо из вашего аккаунта - я подключусь и мы с вами рассмотрим конкретную ситуацию во всех деталях. Для нас рассмотрение конкретных примеров очень полезно, на его основе мы правим и шлифуем ПланФикс. Вот почему я с удовольствием участвую  в таких обсуждениях и вообще собираю кейсы.

Ну вот и все, прощаюсь до следующей заметки, которая тоже будет посвящена примерам настройки и использования Планировщика ПланФикса.

UPDATE 24-04-2018: Мы записали видеородик, демонстрирующий настройку и работу в планировщике "Диспетчер". С момента публикации этого кейса прошло много лет, планировщики ПланФикса обросли новым функционалом и видео демонстрирует вариант организации работы диспетчера с использованием новых возможностей:




Tags: ПланФикс, Планировщик, диспетчер, календарь, кейсы, список задач, учет рабочего времени
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 9 comments